Elektronische Unterschrift & digitales Vertragsmanagement
Verträge und Dokumente überall und jederzeit rechtskräftig elektronisch unterschreiben
Ein per E-Mail erhaltenes Dokument ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, einscannen und anschließend dem Empfänger per E-Mail zurücksenden? Das war gestern! In der heutigen Zeit können Sie solche Arbeitsschritte und vieles mehr ganz einfach automatisieren: Willkommen im Zeitalter der digitalen Prozessautomatisierung!
Entdecken Sie unsere zwei innovativen Lösungen für digitale Unterschriften sowie elektronische Freigabeprozesse – RSign, die fortgeschrittene elektronische Unterschrift und RMail, die integrierte einfache elektronische Unterschrift – und bringen Sie mehr Transparenz, Übersicht und Qualität in Ihren Vertrags- und Dokumenten-Workflow. Und das Beste: Für die Unterzeichnung Ihrer Dokumente sind seitens des Unterzeichners keine Vorkenntnisse, Software-Installationen oder ähnliches erforderlich.
Was auch Immer Ihre Erwartungen an uns sind: Von kleinen Wünschen bis zu großen Visionen – (fast) alles ist möglich! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und teilen Sie uns Ihre Vorstellungen mit, so können wir gemeinsam die optimale Lösung für Ihre ganz individuellen Bedürfnisse erarbeiten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Einfach, schnell und unkompliziert Dokumente und Verträge in Echtzeit unterschrieben
- Orts- und zeitunabhängig
- Durchgängige Digitalisierung
- Sequenzieller Unterschriftenprozess / Mehrparteienunterschrift in individueller Reihenfolge
- Funktioniert auf jedem Gerät, Browser genügt
- Einfache Erstellung individueller Templates und Vorlagen
- Schutz vertraulicher Daten durch Passwort und Verschlüsselung
- Auditierbarer Nachweis zur Einhaltung internationaler Datenschutz-Richtlinien
- Digitale Signaturen zur Sicherstellung der Datenintegrität (digitale Versiegelung)
- Formulare per static Link direkt auf Ihrer Website ausfüllen lassen
All-in-One-Lösung für elektronische Unterschrift und Dokumenten-Automation
Mit RSign entscheiden Sie sich für eine umfangreiche All-in-one-Lösung für die elektronische Unterschrift, die auch zur Ergänzung Ihres digitales Vertragsmanagements (CLM) geeignet ist. Sie profitieren von zahlreichen Features sowie umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten im Administrationsmanagement. Mit RSign können Sie in ein paar wenigen Klicks Verträge und andere Dokumente elektronisch unterschreiben und digital signieren. Das User-Interface ist ansprechend gestaltet, intuitiv und benutzerfreundlich: Per Drag-and-Drop können Sie Dokumente hochladen, mit ausfüllbaren Feldern versehen und anschließend zur Unterschrift Ihren Mitarbeiter*Innen, Geschäftspartnern oder Kunden zusenden. Der Unterzeichner wird Schritt für Schritt durch das Dokument geführt, bis es vollständig ausgefüllt und rechtskräftig unterschrieben ist. Unvollständige Bearbeitungen sowie unnötige Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.
Vorlagen und Regeln für häufig verwendete Dokumente und Prozessschritte erstellen
Dank Templates für häufig verwendete Dokumente und Regeln für wiederkehrende Aufgaben sparen Sie viel Zeit und steigern die Produktivität aller am Prozess beteiligten Parteien. Vergeben Sie für jedes Dokument Rollen, hängen Sie Vertragsbedingungen und Anschreiben direkt an, fügen Sie auszufüllende Felder ein und versenden Sie automatische Erinnerungsmails (Reminder). Dokumentenvorlagen garantieren einen einheitlichen Corporate-Auftritt und können mit allen gängigen Dateiformaten wie Word, Excel, PowerPoint oder PDF erstellt werden.
RSign
RMail-Unterschrift
Verträge überall und jederzeit unterschreiben
Ob im Home-Office, im Zug oder am Flughafen: Wo auch immer Sie sich gerade auf der Welt befinden, mit der mobilen Weboberfläche von RSign können Sie überall und jederzeit auf alle Dokumente und Vorlagen zugreifen und diese bequem von unterwegs von Ihrem PC, Tablet oder Smartphone aus bearbeiten, versenden und digital unterschreiben. Dank orts- und zeitunabhängigem Online-Zugriff auf die unterschriftsbereiten Dokumente können alle Vertragsparteien schnell und unkompliziert Verträge und Dokumente unterzeichnen und ad acta legen. Sie sparen wertvolle Zeit und genießen höchste Flexibilität in Ihren Prozessen und Arbeitsabläufen. RSign eignet sich hervorragend für Home-Office-Lösungen, hybride Arbeitsteams und alle Personen, die oft geschäftlich unterwegs sind.
Sequenziell unterschreiben und Mehrparteien-Unterschriften
Sie haben ein Dokument, welches an verschiedene Parteien gesendet, von diesen geprüft und unterschrieben werden soll? Kein Problem, wir haben die Lösung! Mit der Funktion „Sequenziell unterschreiben“ legen Sie die Reihenfolge der Unterzeichner gemäß Ihren Prozessen fest. Das System versendet das Dokument automatisch in der von Ihnen vorgegebenen Reihenfolge. Mit der Möglichkeit, Mehrparteiensignaturen in individueller Reihenfolge einzuholen, optimieren Sie erheblich Ihren Arbeitsworkflow und sparen viel Zeit und Ressourcen.
Das Dashboard: Reporting- und Tracking-Funktionen für mehr Überblick
Im integrierten Dashboard, der Schaltzentrale von RSign, haben Sie jederzeit Zugriff auf detaillierte Informationen sowie umfassende Statistiken. Dank Echtzeit-Benachrichtigungen haben Sie den Bearbeitungsstatus immer im Auge und wissen genau, beim wem sich Ihr Dokument gerade befindet. Echtzeit-Benachrichtigungen informieren Sie, wenn jemand unterschrieben hat, die Dokumentenunterzeichnung ablehnt oder Ihre angegebene Frist überschritten worden ist. So können Sie frühzeitig auf Verzögerungen im Unterschriftenprozess reagieren und Maßnahmen ergreifen. Mittels Ordnerstruktur können Sie Ihre Dokumente und Verträge verwalten und haben so den vollen Überblick über Ihre Verträge und Dokumente. Das Dashboard übernimmt so die Funktion einer Datei-Ablage, ohne Dokumente länger als benötigt zu speichern.
Systemintegration mittels API
Mit REST API können Sie RSign vollständig in Ihre ERP-, CRM- und CMS-Systeme einbinden und so Ihren Unterschriftenprozess vollständig digitalisieren. Alle Funktionen sind zu 100% per API steuerbar, der Datenaustausch erfolgt über XML, Hybrid-Lösungen (App und API) sind möglich. Mittels API-Abfrage und/oder Webhooks (optional) erhalten Sie Echtzeit-Feedback über Statusänderungen Ihrer Dokumente. API-Integrationen werden von uns professionell unterstützt. Auf Wunsch erhalten Sie ausführliche Dokumentationen sowie Schulungs- und Trainingsunterlagen. Sehr umfangreiche und komplexe Projekte werden von einem unserer Projektmanager individuell begleitet.
Maßgeschneiderte Lösung für Ihre Vertrags- und Freigabeprozesse
Sie suchen eine Lösung für die einfache elektronische Unterschrift, um Vertrags- und Freigabeprozesse zu digitalisieren? Dann ist RMail, unsere Lösung für sichere und effiziente E-Mail-Kommunikation, mit der integrierten Unterschriftenfunktion für Sie das perfekte Tool. Mit wenigen Klicks können Sie Dokumente vorbereiten zur Unterschrift vorbereiten und bequem von Ihrem E-Mail-Programm versenden.
Unterschriften für Dokumente und Verträge jederzeit elektronisch einholen
Wo auch immer Sie sich gerade auf der Welt befinden, mit der integrierten Unterschriftenfunktion von RMail können Sie Verträge und Dokumente als Anhang jederzeit und überall direkt aus Ihrem bestehenden Postfach zur digitalen Unterschrift vorbereiten und versenden. Dabei stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:
- als E-Paper für die direkte elektronische Unterzeichnung aller angehängten Dokumente
- mit Eingabefeldern (SmartTags) zum Ausfüllen und Unterschreiben
Welche Variante Sie auch auswählen, der Unterzeichner wird Schritt für Schritt durch den Unterschriftenprozess geführt, so dass keine Fehler passieren und das Dokument am Schluss vollständig ausgefüllt und rechtskräftig unterzeichnet ist. Das Dokument wird in der Reihenfolge der Empfänger unterschrieben. Für die Nutzung sind seitens der Unterzeichner weder technische Vorkenntnisse noch Software-Installationen oder ähnliches nötig, E-Mail-Programm und Web-Browser genügen.
Dokumente und Verträge mit SmartTags versehen
Mittels SmartTags haben Sie die Möglichkeit, Eingabefelder für z.B. Name, Adresse oder Datum einem Dokument hinzuzufügen und diese einem bestimmten Unterzeichner zu zuordnen. Mithilfe eines Formularfeld-Tags können die Unterzeichner an der erforderlichen Stelle im Dokument Ihre Angaben schnell und einfach ergänzen. Ist das Dokument vollständig ausgefüllt und elektronisch unterschrieben, erhält der Absender ein endgültiges PDF mit allen eingebetteten Werten.
Systemintegration per SMTP-Scheme
Für RMail-Unterschrift bieten wir Ihnen eine vereinfachte Integrationsmöglichkeit per SMTP-Scheme an. Diese Lösungsmöglichkeit eignet sich, wenn es lediglich um das Einholen von Unterschriften geht und weder Vorlage, Regeln noch Echtzeit-Verfolgung der Dokumente zwingend erforderlich sind. Dokumente können mit Tags versehen und über Ihr CRM, CMS oder Warenwirtschaftssystem automatisiert befüllt und versandt werden. Der Integrationsaufwand liegt erfahrungsgemäß bei unter 3 Stunden.
Profitieren Sie von weiteren, umfassenden Funktionen rund um E-Mail-Sicherheit und Compliance
RMail kann noch viel mehr: Neben E-Mail-Tracking und E-Mail-Verschlüsselung bietet RMail clevere Tools und Features – z.B. Large Mail File Transfer, Einmaltext-Funktion u.v.m. – für mehr Effizienz und Sicherheit Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation an. Benutzerfreundliches Design, intuitive Bedienung sowie hohe Empfängerakzeptanz sind weitere Vorteile von RMail. Das Herzstück ist jedoch der Zustellungsnachweis, in welchem alle relevanten Daten zur jeweiligen E-Mail-Korrespondenz (z.B. Server-Log-Files, Zustellstatus, IP-Adressen & Originalnachricht) zusammengefasst sind. Sobald der Nachweis manipulationssicher erstellt worden ist, werden alle Daten von unseren Servern in der EU gelöscht. Der Nachweis kann jederzeit verifiziert und authentifiziert werden, um die Daten und die Originalnachricht wiederherzustellen. RMail ist die Lösung, um nachweisbar, nachvollziehbar und effizient unter Einhaltung der Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten digital per E-Mail austauschen zu können.
Compliance, Sicherheit und digitale Dokumentenversiegelung
Wir verwenden kryptographische Methoden, um vertrauliche und personenbezogene Daten in Ihren Dokumenten zu schützen. Sobald Ihr Dokument elektronisch unterschrieben worden ist, wird es mit einem digitalen Siegel versehen und durch die hier angelegte Prüfsumme vor Manipulationen geschützt. So können Sie jederzeit die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten und Informationen garantieren. Dabei wird ein detailliertes Unterschriftenprotokoll erstellt, mit welchem jederzeit die rechtskräftige Unterzeichnung des Dokumentes bewiesen werden kann. Alle beteiligten Parteien können die Echtheit und den Inhalt des versiegelten und digital signierten Dokuments mit einem PDF-Reader überprüfen. Zusätzliche Features für noch mehr Sicherheit wie z.B. Zwei-Fach-Authentifizierung oder Passwortschutz stehen Ihnen optional zur Verfügung.
Gemäß Ihren firmeninternen Richtlinien sowie den Erfordernissen der DSGVO können Transaktionsdaten anonymisiert und ihre Aufbewahrungsdauer begrenzt werden. Der Privacy-Mode schützt Ihre Transaktionen sogar gegenüber neugierigen Blicken Ihrer Administratoren. Der gesamte Unterschriftenprozess, die Authentifizierung der Beteiligten, der Inhalt des unterschriebenen Dokuments sowie die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien können dank dem auditierbaren Nachweis jederzeit rechtssicher bewiesen werden.
Ob Sie sich für RSign oder die integrierte Unterschrift per RMail entscheiden: Mit unseren Services für elektronische Unterschriften und digitales Vertragsmanagement garantieren wir Ihnen höchste Sicherheit und Transparenz bei der Einhaltung von Datenschutz-Richtlinien und Compliance. Sie profitieren von zahlreichen Features für effiziente und sichere E-Mail-Kommunikation.
Kontaktieren Sie uns jetzt: Gerne analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, welches Tool zur digitalen Unterschrift für Ihre individuellen Dokumentenprozesse besser zu Ihnen passt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine elektronische Unterschrift?
Elektronische Unterschrift: so einfach wie noch nie! Mit unseren cleveren Lösungen können Sie Dokumente jederzeit und überall rechtkräftig elektronisch unterschreiben. Digitalisieren Sie jetzt Ihre Vertrags- und Freigabeprozesse.
Kann ich meine eigene Unterschrift mit RMail verwenden?
Ja, klicken Sie dazu auf „RMail Optionen“ und wählen Sie „Unterschriftsfeld“. Sie können jede E-Mail mit Ihrer Unterschrift (eingebettet mit IP-Nummer und Desktop Zeit) sowie die Anhänge mit einer digitalen Signatur (Digital Seal) versehen.
Können mehrere Leute elektronisch mit RMail unterschreiben?
Ja, wer einen Vertrag oder eine Vereinbarung erhält und in der Empfängerliste aufgeführt ist, kann das Dokument unterschreiben. Dem Empfänger des vollständig unterzeichneten Dokuments werden alle Unterschriften angezeigt. Alle unterzeichnenden Personen erhalten ebenfalls eine Kopie des vollständig unterzeichneten Dokuments.
Ist eine elektronische Unterschrift gleichwertig mit einer Unterschrift von Hand?
Je nach Land, Ausprägung und dem Einsatzgebiet unterscheiden sich die gesetzlichen Regelungen und Bestimmungen. Frama rät, vor Einsatz einer elektronischen Unterschriftslösung eine Risiko- Nutzenabschätzung in Verbindung mit einer Rechtsberatung einzuholen. Frama kann aus naheliegenden Gründen keine Rechtsberatung geben.
Wie kann ich eine digitale Unterschrift erstellen kostenlos? / Wie bekomme ich eine digitale Unterschrift?
Mit der kostenlosen Testlizenz können Sie RMail und/oder RSign – unsere Lösungen für elektronische Unterschrift und digitales Vertragsmanagement – unverbindlich testen. Dazu einfach hier registrieren und starten.
Was brauche ich für eine digitale Unterschrift? / Wie funktioniert digital unterschreiben?
Für eine digitale Unterschrift brauchen Sie nur einen Internetzugang. Den Rest erledigen Sie entweder über das Tastaturfeld oder über den Touchscreen.
Ist eine gescannte Unterschrift gültig?
Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift entspricht nicht der eIDAS. Da sie lediglich eine Kopie des Originals ist, verfügt sie über wenig Beweiskraft vor Gericht. Eingescannte handschriftliche Unterschriften können mit Bildbearbeitungssoftware verändert, ausgeschnitten oder für andere Zwecke kopiert werden. Dies kann letztendlich Urkundenfälschung entsprechen & sollte keinesfalls für Geschäftszwecke genutzt werden.
Wie erstelle ich eine elektronische Unterschrift in Word? / Wie bekomme ich meine Unterschrift in ein Word Dokument ohne Scanner? / Kann man ein Word Dokument digital unterschreiben? / Wie setze ich eine digitale Unterschrift in Word?
Mit RSign können Sie jedes Word-Dokument ganz bequem zur elektronischen Unterschrift vorbereiten. Ziehen Sie es per Drag-and-Drop in Ihren RSign-Account, fügen sie dem Word-Dokument Eingabefelder zu und senden Sie es Ihrem Vertragspartner zu. Dieser wird Schritt für Schritt durch das Dokument geführt, bis es ausgefüllt und elektronisch unterschrieben worden ist.
Wie füge ich eine digitale Unterschrift in ein PDF ein? / Wie kann ich eine PDF digital unterschreiben?
Per Drag-and-Drop können Sie das unterzeichnende PDF in Ihren RSign-Account ziehen und es mit ausfüllbaren Feldern versehen. Anschließend können Sie das PDF zur elektronischen Unterschrift versenden. Der Unterzeichner wird Schritt für Schritt durch das Dokument geführt, bis es ausgefüllt und digital unterschrieben ist.
Wie mache ich eine Unterschrift am PC? / Wie kann ich auf dem PC unterschreiben?
Mit unseren Lösungen für elektronische Unterschrift, e-Verträge, digitales Vertragsmanagement und Contract Lifecyclemanagement (CLM) können Sie Dokumente und Verträge jederzeit und überall bequem am PC oder von Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop digital unterschreiben. Ziehen Sie per Drag-and-Drop das zu unterzeichnende Dokument in Ihr RSign-Account, versehen Sie es mit ausfüllbaren Feldern und versenden Sie es anschließend zur elektronischen Unterschrift. Der Unterzeichner wird Schritt für Schritt durch das Dokument geführt, bis es ausgefüllt und digital unterschrieben ist.
Wie bekomme ich meine Unterschrift in eine E-Mail?
Mit unserer integrierten Unterschriftenfunktion in RMail können Sie auch Ihre Unterschrift in eine E-Mail einfügen oder extern anfordern. Ganz einfach E-Mail erstellen und Unterschrift per One-Klick einfügen.