Hochsensible Daten schützen mit RMail Redacted Reply™
Clevere Zusatzfunktionen für mehr Sicherheit und Effizienz in Ihrer digitalen Business-Kommunikation
Mit RMail Redacted Reply™ können Sie besonders sensible Daten jetzt noch besser schützen: Verhindern Sie z.B., dass in der Hitze des Gefechts irrtümlicherweise vertrauliche Informationen an Dritte weitergeleitet oder dass sensible Daten wie Passwörter im Posteingang gehortet werden. Um solche Informationen noch besser zu schützen, stehen Ihnen drei clevere Features – SideNote® (Private Randnotiz), Disapearing Ink™ (Einmaltext) und die Textschwärzung – zur Verfügung.
Entdecken Sie die praktischen Zusatzfunktionen von RMail, Ihrem Dienst für sichere und nachweisbare E-Mail-Kommunikation. Ihre Mitarbeiter*Innen werden von den neuen Möglichkeiten begeistert sein. Gerne beraten wir Sie umfassend und individuell im Rahmen eines persönlichen Gesprächs.
Redacted Reply™-Features auf einen Blick
- Private SideNote® für ergänzende Informationen und Arbeitsanweisungen hinzufügen
- Sensible Daten mit der Einmaltext-Funktion (Disapearing Ink™) versenden
- Vertrauliche Informationen zuverlässig schwärzen
Private SideNote® schnell und unkompliziert hinzufügen
Fügen Sie Ihrer E-Mail private Randnotizen hinzu, die je nach Auswahl nur für einen bestimmten Empfängerkreis – An-, Cc und/oder Bcc-Empfänger – lesbar sind. Die vertrauliche SideNote wird dem ausgewählten Empfängerkreis gut sichtbar als gelbes "Post-It" oberhalb der eigentlichen der E-Mail angezeigt und eignet sich hervorragend, um effizient zusätzliche Anmerkungen oder Arbeitsanweisungen zu kommunizieren.
Mit Disapearing Ink™ sensible Daten besonders gut schützen
Mit der E-Security-Funktion Disapearing Ink (Einmaltext) definieren Sie im Vorfeld, wer, wie oft und wie lange Zugriff auf die Informationen im Einmaltext haben soll. So verhindern Sie, dass irrtümlicherweise vertrauliche Textpassagen beim Beantworten oder Weiterleiten der E-Mail unbefugten Dritten offengelegt werden. Setzen Sie ein Häkchen in der entsprechenden Checkbox der RMail-Versandoptionen und verfassen Sie im Textfeld rechts davon die zeitlich begrenzte Nachricht. Ihnen stehen dafür 512 Zeichen zur Verfügung. Wählen Sie anschließend den Empfängerkreis für den Einmaltext aus – An, Cc oder Bcc – und versenden Sie Ihre Nachricht. Die ausgewählten Einmaltext-Empfänger erhalten dieselbe E-Mail wie alle anderen Empfänger, jedoch mit einem Vermerk auf den Einmaltext sowie einem Link, um diesen zu öffnen. Um den Einmaltext einsehen zu können, muss der Empfänger nun seine E-Mail bestätigen. Nach erfolgter Authentifizierung wird der Einmaltext im Web-Browser geöffnet. Für besonders schützenswerten Informationen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Einmaltext separat zu verschlüsseln. Nach Ablauf der definierten Zeitdauer und Anzahl Zugriffe funktioniert der Link nicht mehr, der Einmaltext wird endgültig gelöscht und kann auch nicht mehr wiederhergestellt werden.
Textpassagen sicher schwärzen
Eine weitere Option, vertrauliche Informationen effektiv zu schützen, ist die Möglichkeit der Textschwärzung. Um die geschwärzten Texte einsehen zu können, muss der Empfänger seine E-Mail-Adresse bestätigen. Wird die Nachricht mit den geschwärzten Textpassagen beantwortet oder weitergeleitet, so verschwinden diese und sind kein Bestandteil der Originalnachricht mehr. Die mittels Zirkumflexes geschwärzten Textpassagen werden in der E-Mail nicht angezeigt und können erst durch Klick auf den entsprechenden Link und anschließender Authentifizierung der E-Mail-Adresse im Web-Browser gelesen werden. Im Unterschied zur Einmaltext-Funktion kann der Empfängerkreis bei der Textschwärzung nicht eingegrenzt werden. Wie oft und wie lange der geschwärzte Text angesehen werden kann, wird im Vorfeld definiert.
Mit RMail Redacted Reply™ bieten Sie Ihren Mitarbeiter*Innen die Möglichkeit, vertrauliche Informationen und sensible Daten noch besser zu schützen, gleichzeitig Arbeits-Workflows abteilungsübergreifend zu optimieren und die Produktivität aller am Prozess beteiligten Personen zu erhöhen.
Worauf warten Sie? Nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf und beantragen Sie eine kostenlose Testlizenz.
Häufig gestellte Fragen
Was sind hochsensible Daten? / Was ist RMail Redacted Reply™?
Hochsensible Daten sind in der EU-Datenschutz-Grundverordnung definiert. Mit den cleveren Zusatzfunktionen SideNotes, Einmaltext und Textschwärzung schützen Sie sensible Daten noch besser und optimieren gleichzeitig Workflows und Prozesse.
Was ist ein Einmaltext?
Nachrichten im Einmaltext (Disapearing Ink™) sind selbstlöschende Nachrichten und können, wie der Name schon sagt, vom Empfänger nur einmal gelesen und anschließend auch nicht mehr wiederhergestellt werden.
Was ist eine SideNote-Anmerkung?
Eine SideNote ist eine private Notiz, die nur dem CC oder BCC-Empfänger angezeigt wird. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eine zusätzliche E-Mail mit Erklärungen oder Kommentaren zu senden, die nur für CC- oder BCC-Empfänger gedacht sind.
Wie kann ich einen Text schwärzen? / Wie schwärzt man?
Personenbezogene oder vertrauliche Daten können Sie mittels Textschwärzung anonymisieren resp. unkenntlich gemacht werden. Mit RMail können Sie ganz einfach bestimmte Textpassagen für einen bestimmten Empfängerkreis schwärzen.