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Track & Trace E-Mail: Nachweisbarkeit und Sendungsverfolgung auf höchstem Niveau
Sicherer als ein postalisches Einschreiben und dank Zustellungsnachweis die Einhaltung der Compliance jederzeit rechtssicher belegen
Trotz fortschreitender Digitalisierung senden viele Unternehmen wichtige, sensible und/oder terminrelevante Dokumente nach wie vor postalisch mittels eingeschriebenen Briefs dem Empfänger zu. Einschreiben bieten, da sie nur gegen Unterschrift oder Zustellgenehmigung ausgehändigt werden, auch heute noch höchste Nachvollziehbarkeit vor Gericht. Im Streitfall jedoch reicht die postalische Sendungsverfolgung oft nicht aus, da sie nichts über den Inhalt des Einschreibens aussagt. Weitere Nachteile postalischer Einschreiben sind Zurückweisung oder Nicht-Abholung der Sendung durch den Empfänger. Wertvolle Zeit verstreicht und Fristen können im schlimmsten Fall nicht mehr eingehalten werden.
Mit RMail – unserer Software-Lösung für eingeschriebene und nachweisbare E-Mail-Kommunikation – versenden Sie vertrauliche und terminrelevante Informationen eingeschrieben und mit höchster juristischer Beweisbarkeit aus Ihrem Postfach. Schützen Sie sich vor Schadensersatzansprüchen in Verbindung mit der möglichen Verletzung des Datenschutzes: Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch umfassend und individuell.
Alle Vorteile auf einen Blick
- Höchste juristische Beweiskraft im Streitfall
- Dokumentierte Zustellung (Zeitstempel, Inhalt… etc)
- Auditierbarer Nachweis der Compliance bei personenbezogenen Daten siehe DSGVO Art. 5 Abs. 1f, 2 sowie Art. 32 insbesondere Abs. 1a
- Rekonstruktion der Originalnachricht mittels digitaler Versiegelung (digitale Signatur)
- Automatische Zustellung des Zustellungsnachweises an den Absender
- Transaktionsdaten und -inhalte werden nach Ausstellung des Zustellungsnachweises dauerhaft von den Servern gelöscht (True Delivery Services)
- Unmittelbare Zustellung der E-Mail an intendierten Empfänger ohne zeitliche Verzögerung
- Detaillierter Verschlüsselungsnachweis optional implementierbar, um die Einhaltung der Compliance gemäß DSGVO (Art 5, Abs. 2) zu demonstrieren
Eingeschriebene E-Mails mit RMail versenden: Video
Registered Receipt™: Unser Zustellungsnachweis ist mehr als nur eine Lesebestätigung
Ob national oder international, ob per Outlook, Smartphone oder Tablet: Verwandeln Sie Ihre E-Mails dank des patentierten und weltweit einzigartigen Zustellungsnachweises in elektronische Einschreiben mit höchster juristischer Beweiskraft. Der Zustellungsnachweis ist ein dauerhafter, überprüfbarer und in sich geschlossener Datensatz, in dem alle relevanten Daten – beteiligte E-Mail-Adressen, gesendeter Inhalt, Zeitstempel, Verschlüsselungsmethodik, Zustellungsdaten und Server-Logfiles – zusammengefasst sind sowie eine verschlüsselte und digital signierte (versiegelte) Version Ihrer ursprünglichen Nachricht enthält. So können Sie die Originalnachricht sowie alle Übertragungsdaten vom Versand bis zur Zustellung reproduzieren und die Einhaltung der DSGVO-Compliance Art. 5 Absatz 2 im gesamten Sendeprozess rechtssicher demonstrieren. Die Wiederherstellung bzw. Rekonstruktion ist durch eine Schlüssel-Hierarchie manipulationssicher.
Zustellungsnachweis im Detail
Der Zustellungsnachweis, das Herzstück von RMail, stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird automatisch an den Absender gesendet oder auf Wunsch zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance rechtssicher rekonstruieren zu können.
HTML Receipt
Der Anhang „HTML Receipt“, die eigentliche Empfangsquittung von RMail, besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen in verschlüsselter und digital signierter Form, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), dem Zustellungsnachweis, den digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben. Alle Informationen sind digital signiert und manipulationssicher.
Verifikation
Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den manipulationssicheren Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, um die Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität der E-Mail und die Einhaltung der Compliance nachzuweisen.
Sendestatus
Im Status der Zustellung ist der Nachweis über Zustellung, Zeitstempel und Öffnung der E-Mail enthalten.
Audit Trail
RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail im Audit Trail auf. Dieser beinhaltet die Server Dialoge sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
Registered Receipt™: Unser Zustellungsnachweis ist mehr als nur eine Lesebestätigung
Ob national oder international, ob per Outlook, Smartphone oder Tablet: Verwandeln Sie Ihre E-Mails dank des patentierten und weltweit einzigartigen Zustellungsnachweises in elektronische Einschreiben mit höchster juristischer Beweiskraft. Der Zustellungsnachweis ist ein dauerhafter, überprüfbarer und in sich geschlossener Datensatz, in dem alle relevanten Daten – beteiligte E-Mail-Adressen, gesendeter Inhalt, Zeitstempel, Verschlüsselungsmethodik, Zustellungsdaten und Server-Logfiles – zusammengefasst sind sowie eine verschlüsselte und digital signierte (versiegelte) Version Ihrer ursprünglichen Nachricht enthält. So können Sie die Originalnachricht sowie alle Übertragungsdaten vom Versand bis zur Zustellung reproduzieren und die Einhaltung der DSGVO-Compliance Art. 5 Absatz 2 im gesamten Sendeprozess rechtssicher demonstrieren. Die Wiederherstellung bzw. Rekonstruktion ist durch eine Schlüssel-Hierarchie manipulationssicher.
Zustellungsnachweis im Detail
Der Zustellungsnachweis, das Herzstück von RMail, stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird automatisch an den Absender gesendet oder auf Wunsch zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance rechtssicher rekonstruieren zu können.
HTML Receipt
Der Anhang „HTML Receipt“, die eigentliche Empfangsquittung von RMail, besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen in verschlüsselter und digital signierter Form, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), dem Zustellungsnachweis, den digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben. Alle Informationen sind digital signiert und manipulationssicher.
Verifikation
Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den manipulationssicheren Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, um die Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität der E-Mail und die Einhaltung der Compliance nachzuweisen.
Sendestatus
Im Status der Zustellung ist der Nachweis über Zustellung, Zeitstempel und Öffnung der E-Mail enthalten.
Audit Trail
RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail im Audit Trail auf. Dieser beinhaltet die Server Dialoge sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.
Eingeschriebene E-Mails senden: Einfach und rechtssicher
Ihre eingeschriebene E-Mail kann vom Empfänger wie eine gewöhnliche E-Mail geöffnet und gelesen werden. Dafür sind weder technische Vorkenntnisse erforderlich noch eine Registrierung oder zusätzliche Software-Installation seitens des Empfängers nötig. Sie können die eingeschriebene E-Mail entweder verschlüsselt mit Banner gekennzeichnet oder unverschlüsselt und für den Empfänger ungekennzeichnet, aber mit der aktivierten Track & Trace-Funktion, versenden. Nach erfolgreicher Zustellung der E-Mail erhalten Sie automatisch den Zustellungsnachweis, welcher alle relevanten Informationen – beteiligte E-Mail-Adressen, Zeitstempel, Verschlüsselungsmethodik, Zustellungsdaten und die Server-Logfiles – zum E-Mail-Versand sowie eine verschlüsselte und digital-signierte Kopie der Originalnachricht enthält. Hierbei handelt es sich um einen True Delivery Service, bei dem der Absender die volle Kontrolle über die gesendeten Informationen hat. Denn, sobald der Zustellungsnachweis manipulationssicher erstellt und dem Absender zugestellt worden ist, werden ausnahmslos alle Daten auf allen beteiligten Servern gelöscht.
Compliance Record: Verschlüsselungsnachweis in Kombination mit dem Zustellungsnachweis
Der Verschlüsselungsnachweis ist die ideale Ergänzung (optional erhältlich) zum Zustellungsnachweis, um die Einhaltung der Compliance-Vorschriften (gemäß Artikel 5, Absatz 2 der Datenschutzgrundverordnung) zu demonstrieren und die lückenlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einer E-Mail zu belegen. Dieser enthält detaillierte Informationen über Verschlüsselungsmethoden und -stufen auf dem gesamten Übertragungsweg vom Sender zum Empfänger. Der Verschlüsselungsnachweis ist die bevorzugte Lösung für Datenschutzbeauftragte und CIOs, er wird von vielen Organisationen und Unternehmen als Compliance Record verwendet und ist von Datenschutzorganisationen und vor Gericht als Nachweis zum Art. 5 §2 DSGVO anerkannt.
Wann immer E-Mails nachweisbar beim Empfänger eingehen müssen, sei es, um Fristen zu wahren oder sensible Informationen zu versenden: Mit unserer Lösung für eingeschriebene und nachweisbare E-Mail-Kommunikation versenden Sie vertrauliche und/oder terminrelevante Nachrichten ganz einfach mit nur zwei Klicks aus Ihrem bestehenden E-Mail-Programm – rechtssicher und mit höchster juristischer Beweiskraft.
Setzen Sie neue Maßstäbe in puncto E-Mail-Sicherheit und -Nachweisbarkeit und registrieren Sie sich heute noch für eine kostenlose Testlizenz.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Track and Trace E-Mail? / Was ist mit der Sendungsverfolgung E-Mail gemeint?
Track and Trace E-Mail sind nachweisbare, rechtskräftige und datenschutzkonforme Einschreiben, die Sie per E-Mail versenden: Dokumentierter Versand mit höchster juristischer Beweiskraft dank einzigartigen und patentierten Zustellungsnachweis.
Wie kann man beweisen, dass eine Mail angekommen ist?
Mit unserem patentierten Zustellungsnachweis können Sie beweisen, dass eine Mail angekommen ist, wann diese geöffnet wurde und welchen Inhalt diese hatte. Bei regulären E-Mail-Diensten ist nur eine Lesebestätigung enthalten, die im Gegensatz zu RMail nicht manipulationssicher ist und nicht bei jedem Nutzer aktiviert ist.
Wann gilt eine E-Mail als zugestellt?
Eine E-Mail gilt dann als zugestellt, wenn diese im sogenannten «Machtbereich» des Empfängers zugestellt wurde. D.h. wenn diese im E-Mail-Postfach angekommen ist. Nachweisbar ist dies nur gerichtsfest mit dem Zustellungsnachweis von RMail.
Hat eine E-Mail Beweiskraft? / Ist eine Zustellung per Mail rechtskräftig? / Wer muss den Zugang einer E-Mail beweisen?
Die Zustellung einer E-Mail hat immer dann Beweiskraft, wenn der Absender eine lückenlose Dokumentation der Zustellung technisch vorweisen kann. Mit dem Zustellungsnachweis von RMail ist dies gerichtsfest erfüllt und kann als Beweismittel im Streitfall eingesetzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem eingeschriebenen Brief und einer eingeschriebenen E-Mail?
Mit einer eingeschriebenen E-Mail erhalten Sie eine Quittung für die Zustellung, genau wie bei einem Einschreiben. Mit RMail wird diese Quittung jedoch digital gespeichert. Außerdem enthält dieser Zustellungsnachweis eine digital signierte und verschlüsselte Version Ihrer ursprünglichen E-Mail. Dadurch können Sie später die Unversehrtheit und Originalität (Integrität) des gesamten Vorgangs authentifizieren. Dies erlaubt Ihnen, den Inhalt Ihrer Nachricht inklusive der beteiligten E-Mail-Adressen nachzuweisen. RMails sind E-Mails mit hoher Beweiskraft, wenn es darum geht, wer wann was wie an wen gesagt hat. Zusätzlich sparen Sie mit jeder versendeten RMail-Nachricht gegenüber einem postalischen Versand Kosten.
Kann ich nicht einfach die Lesebestätigung von Outlook verwenden?
Viele User haben diese Funktion deaktiviert. Gleichzeitig können Sie nicht beweisen, was in Ihrer ursprünglichen Nachricht stand. Outlook-Bestätigungen ("Zugestellt" und "Gelesen") können manipuliert werden. Der Zustellungsnachweis von RMail kann nicht manipuliert werden und enthält eine verschlüsselte Version des Originalinhalts.
Woher weiß ich, dass meine E-Mail versendet wurde?
Sie erhalten zunächst eine Bestätigung, dass Ihre Nachricht auf dem Weg zum Empfänger ist. Innerhalb von 2 Stunden erhalten Sie eine Quittung (Zustellungsnachweis), die beweist, wo und wann Ihre E-Mail dem Empfänger zugestellt wurde. Wenn der Empfänger die E-Mail geöffnet hat, bevor Sie die Quittung erhalten, ist dies ebenfalls ersichtlich.
Wie kann ich beweisen, dass meine E-Mail zugestellt wurde?
Wenn Sie eine RMail-Nachricht senden, erhalten Sie automatisch einen Zustellungsnachweis, welcher den Zustellungsweg der E-Mail zum Empfänger dokumentiert. Dieser Nachweis enthält auch eine eingebettete Version Ihrer ursprünglichen Nachricht inklusive Anhänge. Dadurch können Sie immer beweisen, wer was wann wie an wen geschickt hat.
Werden meine Zustellungsnachweise automatisch organisiert?
Ja, RMail erstellt für Zustellungsnachweise einen Unterordner in Ihrem E-Mail-Archiv.
Speichern RMail oder andere Dienstleister meine eingeschriebenen Nachrichten und Anhänge?
Nein, Inhalt und Anhänge Ihrer Nachrichten sind in den Zustellungsnachweisen eingebettet, die sich in Ihrem lokalen E-Mail-Archiv befinden.
Kann sogar der Empfänger meiner E-Mails den Inhalt verifizieren?
Ja, Sie können dazu die Quittung (Zustellungsnachweis) an Ihren Empfänger weiterleiten. Dieser kann den ursprünglichen Inhalt wiederherstellen und auf Echtheit überprüfen, indem er diese an verify@r1.rpost.net weiterleitet (die Adresse ist im Beleg vermerkt).
Kann der Empfänger meiner eingeschriebenen E-Mail ebenfalls eingeschrieben antworten?
Ja, RMail erlaubt Ihren Empfängern, ebenfalls mit einer eingeschriebenen E-Mail zu antworten. Mit einem einzigen Klick ermöglichen Sie Ihrem Empfänger, eingeschriebenen auf Ihre E-Mail zu antworten. Ohne Verwendung von Lizenzen, Zertifikaten oder dergleichen.
Was ist der Unterschied zwischen einem postalischen Einschreiben und einer eingeschriebenen E-Mail?
Die Empfangsquittung Ihrer eingeschriebenen E-Mail – auch Zustellungsnachweis genannt – ist eine digital signierte und verschlüsselte Version Ihrer ursprünglichen Nachricht und enthält umfassende Informationen über beteiligte E-Mail-Adressen, Zeitstempel, Log-Files etc. Sie können jederzeit die Unversehrtheit und Originalität (Integrität) Ihrer E-Mail beweisen und den des gesamten Sendeprozess rekonstruieren. RMails sind E-Mails mit höchster juristischer Beweiskraft, wenn es darum geht, wer wann was wie an wen gesagt hat. Zusätzlich sparen Sie mit jeder versendeten RMail-Nachricht gegenüber einem postalischen Versand Kosten.