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Zustellungsnachweis (Compliance Record)

Zustellungsnachweis mit RMail:
Compliance Record für Ihre eingeschriebenen E-Mails

Wann immer Sie den E-Mail Versand nachweisen müssen - sei es um wichtige Informationen vertraulich zu versenden oder Fristen zu wahren - RMail von Frama ist die Lösung, um E-Mail Transaktionen mit Sicherheit und Nachweisbarkeit zu erledigen. Der Zustellungsnachweis macht Ihre E-Mails zu nachweisbaren und unveränderlichen Dokumenten mit hoher Beweiskraft.

Compliance-Anforderungen nachweisbar erfüllen

Sie sind nach den geltenden Datenschutzgesetzen und insbesondere der strafbewehrten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Schutz personenbezogener Daten verpflichtet (z.B. Artikel 5). Die Einhaltung der Vorschriften muss dokumentiert und nach DSGVO aktiv nachgewiesen werden können. 

Der Zustellungsnachweis dient hier als Beleg (Compliance Record) und weist nach, dass Sie Ihre Verpflichtungen vollumfänglich erfüllt haben, sollten über die Zustellung und den Inhalt Streitigkeiten entstehen.

Original E-Mail wiederherstellen und authentifizieren

Der Zustellungsnachweis beinhaltet nicht nur alle wichtigen Informationen zum Versand Ihrer Nachricht, sondern auch den Originalinhalt in verschlüsselter und digital signierter Form. Mit ihm können Sie auch Dritten gestatten, die Informationen zu prüfen. Der einzigartige Zustellungsnachweis ermöglicht die Authentifizierung und Wiederherstellung der ursprünglichen Nachricht und aller Fakten in unveränderter Form.

Einhaltung der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU werden die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes europaweit vereinheitlicht. Der Zustellungsnachweis dient als Nachweis für die Einhaltung des Datenschutzes, wie es z.B. der Artikel 5 §2 der DSGVO verlangt.

Frama, die intelligentere Wahl für eine sichere und nachvollziehbare digitale Kommunikation.

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Frama Communications AG

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3438 Lauperswil
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Nachweis für DSGVO

Zustellungsnachweis für eingeschriebene E-Mails

Der Zustellungsnachweis (Compliance Record) stellt eine komplette Empfangsquittung dar und wird automatisch an den Absender gesendet oder zentral beim Absender archiviert. Der Zustellungsnachweis enthält alle Informationen, um die Zustellung, den Inhalt, die jeweiligen Zeitangaben und die Compliance nachweisen zu können. Nur der Absender erhält und verwaltet seine Zustellungsnachweise. Die gesammelten Informationen werden weder von Frama, noch vom e-communications Server dauerhaft gespeichert.

HTML Receipt

Der Anhang “HTMLReceipt” des Zustellungsnachweis enthält die eigentliche Empfangsquittung. Diese Datei besteht aus der Original-E-Mail inkl. allen Anhängen, den Fakten der Zustellung (Audit Trail), Zustellungsnachweis, digitalen Fingerabdrücken und den jeweiligen Zeitangaben in verschlüsselter und digital signierter Form. Alle Informationen sind somit manipulationssicher.

Verifikation

Sollte es zu einem Streitfall kommen, in deren Verlauf gesendete Informationen per E-Mail eine Rolle spielen oder die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien in Frage gestellt werden, können die Fakten zur Zustellung mit dem Zustellungsnachweis wiederhergestellt werden. Der Absender kann jederzeit den Zustellungsnachweis an die Gegenseite senden, damit sich diese selbst von der Originalität der E-Mail und der Compliance überzeugen kann.

Sendestatus

Der Zustellungsnachweis enthält die Nachweise zur Zustellung sowie den Zustellstatus. Falls die Nachricht bis zum Versand des Zustellungsnachweis nicht vom Empfänger erhalten und geöffnet wurde, wird der Absender durch eine Lesebestätigung über das Öffnen der Nachricht auch später noch informiert.

Audit Trail

e-communications: RMail zeichnet die Track & Trace Informationen der E-Mail auf. Das beinhaltet die Server-Logs sowie weitere Übertragungsdaten und somit den nachweisbaren Verlauf der Zustellung.

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