Des outils complémentaires astucieux pour une communication par e-mail efficace et sûre
Des fonctions supplémentaires pratiques pour améliorer le confort, la productivité et la sécurité de votre communication numérique
Grâce aux fonctions supplémentaires astucieuses de RMail, vous gérez votre correspondance commerciale numérique entre partenaires commerciaux, clients et collaborateurs* de manière productive et efficace. Qu'il s'agisse de la suppression automatique des métadonnées, de la conversion directe en PDF de documents Office, de la compression rapide au format ZIP de vos pièces jointes, de notes privées en marge, de texte unique ou de noircissement de texte : avec les outils pratiques de RMail - votre service de communication par e-mail sécurisée et vérifiable - vous optimisez facilement et efficacement les flux de travail et garantissez à vos clients et partenaires une communication par e-mail sécurisée à tout moment. Vos collaborateurs* seront ravis de ces nouvelles possibilités.
Vos avantages
- Supprimer les métadonnées de manière efficace et sûre
- Convertir des documents en PDF en un seul clic de souris
- Compresser rapidement et facilement les pièces jointes dans un fichier ZIP
- Ajouter des SideNote® privées rapidement et facilement
- Protéger particulièrement bien les données sensibles avec Disapearing Ink™
- Noircir des passages de texte en toute sécurité
Conversion facile de PDF directement depuis votre boîte de réception électronique
Qu'il s'agisse de lettres de candidature, de factures, de contrats ou de tickets : les PDF sont omniprésents dans le monde d'aujourd'hui et sont devenus la norme mondiale pour les documents numériques protégés en écriture. Grâce à la tendance au bureau sans papier, le triomphe des PDF se poursuit. Avec RMail, vous pouvez facilement convertir vos documents Microsoft Office - Word, Excel ou PowerPoint - en PDF en lecture seule directement dans votre programme de messagerie. Il suffit pour cela de cocher la case correspondante dans les options d'envoi de RMail. Vous pouvez également définir la conversion PDF comme standard. Comme un traitement ultérieur des fichiers PDF est possible, nous vous recommandons de protéger en plus les pièces jointes particulièrement fiables par un mot de passe et de signer numériquement le document.
Des métadonnées révélatrices ? Voici comment les supprimer efficacement et en toute sécurité
Les métadonnées, également appelées méta-informations, complètent les données proprement dites et fournissent des détails plus précis tels que le type de fichier, l'heure de création, la taille du fichier, l'auteur et bien plus encore. Si elles sont divulguées par inadvertance, par exemple dans la pièce jointe d'un e-mail, elles peuvent constituer une menace sérieuse pour la protection des informations confidentielles et relatives à l'entreprise. Avec RMail, vous pouvez supprimer les métadonnées de manière rapide, sûre et pratique - en un seul clic - directement dans les pièces jointes de votre e-mail : il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante. Vous pouvez également automatiser la suppression des métadonnées dans les paramètres afin qu'elles soient toujours supprimées des pièces jointes à chaque envoi d'e-mail.
Comprimer facilement des fichiers volumineux en un seul clic de souris dans un fichier ZIP
Avec RMail, vous pouvez facilement et en un seul clic compresser les fichiers joints directement dans un fichier ZIP. En comprimant vos pièces jointes d'e-mails, vous réduisez la taille totale des fichiers à transmettre. Vous économisez ainsi un espace de stockage précieux et pouvez également envoyer facilement des fichiers à haute résolution, comme des photos et des vidéos, par e-mail. Le destinataire de l'e-mail profite également de plus d'espace libre dans sa boîte aux lettres et gagne en outre un temps précieux lors du classement des fichiers.
Redacted Reply™ : SideNote®, texte unique et noircissement de texte pour les données sensibles
Les fonctions pratiques Redacted Reply™ vous permettent de traiter des passages de texte sélectionnés de manière à ce qu'ils ne soient visibles que pour un certain cercle de destinataires, que pendant une période définie et/ou que pour un certain nombre de consultations. Vous pouvez ainsi éviter que des informations confidentielles soient transmises par erreur à des tiers ou que des données sensibles telles que des mots de passe soient stockées dans la boîte de réception. Pour protéger encore mieux ces passages de texte particulièrement confidentiels, vous disposez de la fonction Disapearing Ink™, de la fonction SideNote® ou de l'option de noircissement du texte.
Avec les outils complémentaires pratiques de RMail, vous offrez à vos collaborateurs* des instruments qui permettent d'augmenter la protection des informations confidentielles, d'optimiser les processus et de renforcer la collaboration entre les différents départements. Utilisés correctement, ils permettent d'économiser beaucoup de temps, d'argent et de ressources à long terme.
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Questions les plus fréquentes
Qu’entend-on par métadonnées? / Quels sont les métadonnées ? / Quel est le rôle des métadonnées ? / Quelle est l'importance des métadonnées ?
Les métadonnées sont également appelées méta-informations et fournissent des informations complémentaires structurées sur un fichier, telles que le type de fichier, l'auteur, la date de création, la date de la dernière modification, etc. Les métadonnées sont surtout pertinentes pour la catégorisation des fichiers.
Peut-on supprimer des métadonnées ? / Comment supprimer les métadonnées ?
Avec RMail, vous pouvez supprimer efficacement et en toute sécurité les métadonnées de vos pièces jointes. Économisez des étapes de travail supplémentaires et automatisez la suppression des métadonnées de vos fichiers joints à chaque envoi d'e-mail.
Pourquoi supprimer les métadonnées ?
Les métadonnées peuvent contenir des informations confidentielles, sensibles, personnelles ou relatives à l'entreprise. C'est pourquoi nous recommandons de supprimer toutes les métadonnées lors de l'envoi de pièces jointes par e-mail. Avec RMail, vous pouvez aussi facilement automatiser la suppression des métadonnées.
Comment convertir un fichier PDF ?
Avec RMail, vous pouvez convertir tous vos documents Microsoft Office tels que Word, Excel ou PowerPoint en un PDF en lecture seule directement dans votre programme de messagerie. De plus, vous pouvez protéger les documents particulièrement fiables par un mot de passe et les signer numériquement.
Que faire si le fichier est trop volumineux ?
Avec RMail, vous pouvez facilement compresser des fichiers volumineux en un seul clic de souris dans un fichier ZIP. Le destinataire peut décompresser le fichier ZIP sans perte de qualité.
Pourquoi utiliser un fichier zip ? / Quels sont les avantages et les inconvénients de la compression ?
Le format ZIP permet de comprimer des fichiers sans perte. Pour ce faire, le ZIP fonctionne comme un conteneur de données dans lequel vous regroupez plusieurs fichiers et dossiers. Selon le format de vos fichiers, vous pouvez les réduire jusqu'à 12% de leur taille initiale.
Pourquoi ZIP ne compresse pas ? / Quels sont les problèmes des ZIP ?
Les fichiers volumineux peuvent être facilement et rapidement compressés dans un fichier ZIP. Pour les formats déjà compressés, comme les fichiers MP3, les images JPG ou les vidéos MPEG, une compression supplémentaire n'apporte souvent qu'un effet très limité.