Signature électronique & gestion numérique des contrats
Signer électroniquement des contrats et des documents de manière juridiquement valable, partout et à tout moment
Imprimer un document reçu par e-mail, le signer à la main, le scanner et le renvoyer ensuite au destinataire par e-mail ? C'était hier ! Aujourd'hui, vous pouvez facilement automatiser ces étapes de travail et bien d'autres encore : Bienvenue dans l'ère de l'automatisation numérique des processus !
Découvrez nos deux solutions innovantes pour les signatures numériques et les processus de validation électronique - RSign, la signature électronique avancée, et RMail, la signature électronique simple intégrée - et apportez plus de transparence, de clarté et de qualité à votre flux de travail contractuel et documentaire. Et le meilleur : la signature de vos documents ne nécessite aucune connaissance préalable, aucune installation de logiciel ou autre de la part du signataire.
Quelles que soient vos attentes à notre égard : Des petits souhaits aux grandes visions, (presque) tout est possible ! N'hésitez pas à nous contacter et à nous faire part de vos idées. Nous pourrons ainsi élaborer ensemble la solution optimale pour vos besoins individuels.
Votre avantages
- Simple, rapide et facile Documents et contrats signés en temps réel
- Indépendant du lieu et de l'heure
- Numérisation de bout en bout
- Processus de signature séquentiel / signature multipartite dans un ordre individuel
- Fonctionne sur n'importe quel appareil, un navigateur suffit
- Création facile de modèles et de gabarits individuels
- Protection des données confidentielles par mot de passe et cryptage
- Preuve auditable du respect des directives internationales en matière de protection des données
- Signatures numériques pour garantir l'intégrité des données (scellement numérique)
- Remplissage des formulaires par lien statique directement sur votre site web
Solution tout-en-un pour la signature électronique et l'automatisation des documents
Avec RSign, vous optez pour une solution complète tout-en-un pour la signature électronique, qui convient également pour compléter votre gestion numérique des contrats (CLM). Vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités ainsi que de possibilités de paramétrage étendues dans la gestion de l'administration. RSign vous permet de signer électroniquement et de signer numériquement des contrats et d'autres documents en quelques clics seulement. L'interface utilisateur est agréable, intuitive et conviviale : par glisser-déposer, vous pouvez télécharger des documents, les munir de champs à remplir et les envoyer ensuite à vos collaborateurs*, partenaires commerciaux ou clients pour signature. Le signataire est guidé pas à pas à travers le document jusqu'à ce qu'il soit entièrement rempli et valablement signé. Les traitements incomplets et les ruptures de médias inutiles appartiennent au passé.
Créer des modèles et des règles pour les documents et les étapes de processus fréquemment utilisés
Grâce aux modèles pour les documents fréquemment utilisés et aux règles pour les tâches récurrentes, vous gagnez beaucoup de temps et augmentez la productivité de toutes les parties impliquées dans le processus. Attribuez des rôles à chaque document, attachez directement des conditions contractuelles et des lettres, ajoutez des champs à remplir et envoyez des rappels automatiques (reminders). Les modèles de documents garantissent une présentation homogène de l'entreprise et peuvent être créés avec tous les formats de fichiers courants tels que Word, Excel, PowerPoint ou PDF.
RSign
Signature du RMail
Signer des contrats partout et à tout moment
Au bureau à domicile, dans le train ou à l'aéroport : où que vous soyez dans le monde, l'interface web mobile de RSign vous permet d'accéder partout et à tout moment à tous les documents et modèles et de les traiter, de les envoyer et de les signer numériquement confortablement en déplacement, depuis votre PC, votre tablette ou votre smartphone. Grâce à l'accès en ligne aux documents prêts à être signés, indépendamment du lieu et de l'heure, toutes les parties contractantes peuvent rapidement et facilement signer des contrats et des documents et les mettre au point. Vous gagnez un temps précieux et bénéficiez d'une flexibilité maximale dans vos processus et flux de travail. RSign est parfaitement adapté aux solutions de bureau à domicile, aux équipes de travail hybrides et à toutes les personnes qui sont souvent en déplacement professionnel.
Signature séquentielle et signatures multipartites
Vous avez un document qui doit être envoyé à différentes parties, vérifié et signé par celles-ci ? Pas de problème, nous avons la solution ! Avec la fonction "Signer en séquence", vous définissez l'ordre des signataires en fonction de vos processus. Le système envoie automatiquement le document dans l'ordre que vous avez défini. Avec la possibilité d'obtenir des signatures multipartites dans un ordre individuel, vous optimisez considérablement votre flux de travail et économisez beaucoup de temps et de ressources.
Le tableau de bord : des fonctions de reporting et de suivi pour une meilleure vue d'ensemble
Le tableau de bord intégré, le centre de contrôle de RSign, vous permet d'accéder à tout moment à des informations détaillées et à des statistiques complètes. Grâce aux notifications en temps réel, vous avez toujours un œil sur le statut de traitement et vous savez exactement où se trouve votre document. Les notifications en temps réel vous informent si quelqu'un a signé, refuse de signer le document ou si le délai que vous avez indiqué a été dépassé. Vous pouvez ainsi réagir à temps aux retards dans le processus de signature et prendre des mesures. Grâce à la structure des dossiers, vous pouvez gérer vos documents et contrats et avoir ainsi une vue d'ensemble complète de vos contrats et documents. Le tableau de bord assume ainsi la fonction de classement des fichiers sans stocker les documents plus longtemps que nécessaire.
Intégration du système au moyen de l'API
Grâce à l'API REST, vous pouvez intégrer entièrement RSign dans vos systèmes ERP, CRM et CMS et ainsi numériser entièrement votre processus de signature. Toutes les fonctions sont contrôlables à 100% par API, l'échange de données se fait via XML, des solutions hybrides (app et API) sont possibles. Au moyen de requêtes API et/ou de webhooks (en option), vous recevez un feedback en temps réel sur les changements de statut de vos documents. Les intégrations API bénéficient d'un soutien professionnel de notre part. Sur demande, vous recevrez une documentation détaillée ainsi que des documents de formation et d'entraînement. Les projets très vastes et complexes sont accompagnés individuellement par l'un de nos chefs de projet.
Une solution sur mesure pour vos processus de contrat et de validation
Vous recherchez une solution de signature électronique simple pour numériser les processus de contrat et de validation ? Alors RMail, notre solution pour une communication par e-mail sûre et efficace, est l'outil parfait pour vous avec sa fonction de signature intégrée. En quelques clics, vous pouvez préparer des documents à signer et les envoyer confortablement depuis votre programme de messagerie.
Obtenir à tout moment des signatures électroniques pour des documents et des contrats
Où que vous soyez dans le monde, la fonction de signature intégrée de RMail vous permet de préparer et d'envoyer des contrats et des documents en pièce jointe pour signature numérique à tout moment et partout, directement depuis votre boîte aux lettres existante. Pour cela, différentes options sont à votre disposition :
sous forme d'e-paper pour la signature électronique directe de tous les documents joints
avec des champs de saisie (SmartTags) pour le remplissage et la signature.
Quelle que soit la variante choisie, le signataire est guidé pas à pas à travers le processus de signature, de sorte qu'aucune erreur ne se produise et qu'à la fin, le document soit entièrement rempli et signé de manière juridiquement valable. Le document est signé dans l'ordre des destinataires. Pour l'utilisation, les signataires n'ont besoin ni de connaissances techniques préalables, ni d'installation de logiciels ou autres, un programme de messagerie électronique et un navigateur web suffisent.
Marquer des documents et des contrats avec des SmartTags
Les SmartTags vous permettent d'ajouter à un document des champs de saisie pour le nom, l'adresse ou la date, par exemple, et de les attribuer à un signataire précis. À l'aide d'une balise de champ de formulaire, les signataires peuvent rapidement et facilement compléter vos données à l'endroit requis du document. Lorsque le document est entièrement rempli et signé électroniquement, l'expéditeur reçoit un PDF final avec toutes les valeurs intégrées.
Intégration du système par schéma SMTP
Pour RMail-Signature, nous vous proposons une possibilité d'intégration simplifiée par schéma SMTP. Cette solution convient lorsqu'il s'agit uniquement de recueillir des signatures et qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'un modèle, de règles ou d'un suivi en temps réel des documents. Les documents peuvent être munis de tags et être remplis et envoyés automatiquement via votre CRM, CMS ou système de gestion des marchandises. L'expérience montre que le temps d'intégration est inférieur à 3 heures.
Profitez d'autres fonctions complètes autour de la sécurité et de la conformité des e-mails
RMail peut faire bien plus encore : outre le suivi des e-mails et le cryptage des e-mails, RMail offre des outils et des fonctionnalités intelligents - par ex. le transfert de fichiers de grande taille, la fonction de texte unique et bien d'autres encore. - pour une efficacité et une sécurité accrues de toutes vos communications par e-mail. Un design convivial, une utilisation intuitive ainsi qu'une grande acceptation des destinataires sont d'autres avantages de RMail. La pièce maîtresse est toutefois la preuve de livraison, qui regroupe toutes les données pertinentes relatives à la correspondance par e-mail (p. ex. fichiers journaux du serveur, statut de livraison, adresses IP et message original). Dès que la preuve a été établie de manière inviolable, toutes les données sont effacées de nos serveurs dans l'UE. La preuve peut être vérifiée et authentifiée à tout moment afin de récupérer les données et le message original. RMail est la solution qui permet d'échanger numériquement des données personnelles par e-mail de manière démontrable, traçable et efficace, tout en respectant les exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Conformité, sécurité et scellement numérique de documents
Nous utilisons des méthodes cryptographiques pour protéger les données confidentielles et personnelles contenues dans vos documents. Dès que votre document a été signé électroniquement, il est muni d'un sceau numérique et protégé contre toute manipulation grâce à la somme de contrôle créée ici. Vous pouvez ainsi garantir à tout moment la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données et informations. Un protocole de signature détaillé est alors établi, permettant de prouver à tout moment que le document a été signé de manière juridiquement valable. Toutes les parties impliquées peuvent vérifier l'authenticité et le contenu du document scellé et signé numériquement à l'aide d'un lecteur de PDF. Des fonctionnalités supplémentaires pour encore plus de sécurité, telles que l'authentification à deux niveaux ou la protection par mot de passe, sont disponibles en option.
Conformément aux directives internes de votre entreprise et aux exigences du RGPD, les données de transaction peuvent être rendues anonymes et leur durée de conservation limitée. Le mode de protection de la vie privée protège même vos transactions des regards indiscrets de vos administrateurs. L'ensemble du processus de signature, l'authentification des participants, le contenu du document signé ainsi que le respect des directives légales peuvent être prouvés à tout moment de manière juridiquement sûre grâce à la preuve auditable.
Que vous optiez pour RSign ou pour la signature intégrée par RMail : Avec nos services de signature électronique et de gestion numérique des contrats, nous vous garantissons une sécurité et une transparence maximales en matière de respect des directives de protection des données et de conformité. Vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités pour une communication par e-mail efficace et sécurisée.
Contactez-nous dès maintenant : Nous nous ferons un plaisir d'analyser avec vous quel outil de signature numérique vous convient le mieux pour vos processus documentaires individuels.
Questions les plus fréquentes
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Signature électronique : plus facile que jamais ! Grâce à nos solutions intelligentes, vous pouvez signer légalement des documents par voie électronique à tout moment et en tout lieu. Numérisez vos contrats et vos processus d'approbation dès maintenant.
Puis-je utiliser ma propre signature avec le RMail ?
Oui, cliquez pour cela sur "Options RMail" et sélectionnez "Champ de signature". Vous pouvez apposer votre signature (intégrée avec le numéro IP et l'heure du bureau) sur chaque e-mail ainsi qu'une signature numérique (Digital Seal) sur les pièces jointes.
Est-ce que plus d'une personne peut signer électroniquement avec RMail ?
Oui, toute personne qui reçoit un contrat ou un accord et qui figure sur la liste des destinataires peut signer le document. Le destinataire du document entièrement signé verra toutes les signatures. Tous les signataires recevront également une copie du document entièrement signé.
Une signature électronique est-elle équivalente à une signature manuelle ?
Les réglementations et dispositions légales diffèrent en fonction du pays, de l'étendue et du domaine d'utilisation. Avant d'utiliser une solution de signature électronique, Frama conseille de demander une évaluation des risques et des avantages en combinaison avec un conseil juridique. Pour des raisons évidentes, Frama ne peut pas donner de conseils juridiques.
Comment puis-je créer une signature numérique gratuitement ? / Comment puis-je obtenir une signature numérique ?
Avec la licence d'essai gratuite, vous pouvez tester RMail et/ou RSign - nos solutions de signature électronique et de gestion numérique des contrats - sans engagement. Pour cela, il suffit de s'inscrire ici et de commencer.
De quoi ai-je besoin pour une signature numérique ? / Comment fonctionne la signature numérique ?
Pour une signature numérique, il vous suffit d'avoir un accès à Internet. Vous faites le reste soit via le clavier, soit via l'écran tactile.
Une signature scannée est-elle valable ?
Une signature manuscrite scannée n'est pas conforme à l'eIDAS. Comme elle n'est qu'une copie de l'original, elle n'a que peu de valeur probante devant un tribunal. Les signatures manuscrites scannées peuvent être modifiées, découpées ou copiées à d'autres fins à l'aide de logiciels de traitement d'images. Cela peut en fin de compte s'apparenter à de la falsification de documents et ne devrait en aucun cas être utilisé à des fins commerciales.
Comment créer une signature électronique dans Word ? / Comment obtenir ma signature dans un document Word sans scanner ? / Peut-on signer numériquement un document Word ? / Comment mettre en place une signature numérique dans Word ?
RSign vous permet de préparer facilement tout document Word pour la signature électronique. Glissez-déposez le document dans votre compte RSign, ajoutez des champs de saisie au document Word et envoyez-le à votre partenaire contractuel. Celui-ci est guidé pas à pas à travers le document jusqu'à ce qu'il soit rempli et signé électroniquement.
Comment insérer une signature numérique dans un PDF ? / Comment apposer une signature numérique sur un PDF ?
Par glisser-déposer, vous pouvez faire glisser le PDF à signer dans votre compte RSign et y ajouter des champs à remplir. Vous pouvez ensuite envoyer le PDF pour signature électronique. Le signataire est guidé pas à pas à travers le document jusqu'à ce qu'il soit rempli et signé numériquement.
Comment faire une signature sur PC / Comment signer sur PC ?
Grâce à nos solutions de signature électronique, de contrats électroniques, de gestion numérique des contrats et de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), vous pouvez signer numériquement des documents et des contrats à tout moment et partout, confortablement sur votre PC ou depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable. Glissez-déposez le document à signer dans votre compte RSign, ajoutez-y des champs à remplir et envoyez-le ensuite pour signature électronique. Le signataire est guidé pas à pas à travers le document jusqu'à ce qu'il soit rempli et signé numériquement.
Comment puis-je obtenir ma signature dans un e-mail ?
Grâce à notre fonction de signature intégrée dans RMail, vous pouvez également insérer votre signature dans un e-mail ou la demander à l'extérieur. Il suffit de créer un e-mail et d'y insérer une signature en un seul clic.