Track & Trace email : Preuve et suivi des envois au plus haut niveau
Plus sûr qu'une lettre recommandée postale et, grâce à la preuve de livraison, le respect de la conformité peut être prouvé à tout moment de manière juridiquement sûre.
Malgré les progrès de la numérisation, de nombreuses entreprises continuent d'envoyer des documents importants, sensibles et/ou importants en termes de délais au destinataire par voie postale, au moyen d'une lettre recommandée. Comme elles ne sont remises que contre signature ou autorisation de distribution, les lettres recommandées offrent aujourd'hui encore une traçabilité maximale devant les tribunaux. Toutefois, en cas de litige, le suivi postal ne suffit souvent pas, car il ne dit rien sur le contenu de la lettre recommandée. D'autres inconvénients des lettres recommandées postales sont le rejet ou la non-récupération de l'envoi par le destinataire. Un temps précieux s'écoule et, dans le pire des cas, les délais ne peuvent plus être respectés.
Avec RMail - notre solution logicielle pour la communication par e-mail recommandée et prouvable - vous envoyez des informations confidentielles et importantes pour les délais en recommandé et avec la plus grande preuve juridique depuis votre boîte aux lettres. Protégez-vous contre les demandes de dommages et intérêts liées à une éventuelle violation de la protection des données : nous nous ferons un plaisir de vous conseiller de manière détaillée et individuelle lors d'un entretien personnel.
Les avantages
- Valeur de preuve juridique maximale en cas de litige
- Notification documentée (horodatage, contenu... etc)
- Preuve auditable de la conformité des données personnelles, voir RGPD, art. 5, al. 1f, 2 et art. 32, notamment al. 1a.
- Reconstitution du message original au moyen d'un scellement numérique (signature numérique)
- Envoi automatique de la preuve de notification à l'expéditeur.
- Données et contenus des transactions effacés définitivement des serveurs après l'établissement de la preuve de livraison (True Delivery Services)
- Livraison immédiate de l'e-mail au destinataire prévu, sans délai.
- Preuve de cryptage détaillée pouvant être implémentée en option afin de démontrer le respect de la conformité au RGPD (art. 5, al. 2).
Envoyer des emails recommandés avec RMail - Vidéo
Registered Receipt™: Notre preuve de livraison est plus qu'une simple confirmation de lecture
Que ce soit au niveau national ou international, via Outlook, un smartphone ou une tablette, transformez vos e-mails en lettres recommandées électroniques dotées d'une force probante juridique maximale grâce à la preuve de distribution brevetée et unique au monde. La preuve de livraison est un enregistrement durable, vérifiable et autonome qui regroupe toutes les données pertinentes - adresses e-mail concernées, contenu envoyé, horodatage, méthode de cryptage, données de livraison et fichiers journaux du serveur - et contient une version cryptée et signée numériquement (scellée) de votre message original. Vous pouvez ainsi reproduire le message original ainsi que toutes les données de transmission, de l'envoi à la livraison, et démontrer de manière juridiquement sûre le respect de la conformité au RGPD, article 5, paragraphe 2, tout au long du processus d'envoi. La restauration ou la reconstruction est protégée contre toute manipulation grâce à une hiérarchie de clés.
Preuve de livraison en détail
La preuve de livraison, pièce maîtresse de RMail, constitue un reçu complet et est envoyée automatiquement à l'expéditeur ou, sur demande, archivée de manière centralisée chez l'expéditeur. La preuve de distribution contient toutes les informations permettant de reconstituer de manière juridiquement sûre la distribution, le contenu, les données temporelles respectives et la conformité.
HTML Receipt
L'annexe "HTML Receipt", le véritable accusé de réception de RMail, se compose de l'e-mail original, y compris toutes les pièces jointes sous forme cryptée et signée numériquement, des faits de la livraison (Audit Trail), de la preuve de livraison, des empreintes digitales numériques et des indications de temps correspondantes. Toutes les informations sont signées numériquement et protégées contre les manipulations.
Vérification
Si un litige survient au cours duquel les informations envoyées par e-mail jouent un rôle ou si la conformité avec la politique de confidentialité est remise en question, les faits relatifs à la notification peuvent être rétablis. L'expéditeur peut à tout moment envoyer la preuve de livraison inviolable à la partie adverse afin de prouver la confidentialité, l'authenticité et l'intégrité de l'e-mail et le respect de la conformité.
Statut de l'envoi
Le statut de l'envoi contient la preuve de la livraison, l'horodatage et l'ouverture du courriel.
Audit Trail
RMail enregistre les informations de suivi et de traçabilité de l'e-mail dans l'Audit Trail. Celle-ci contient les dialogues du serveur ainsi que d'autres données de transmission et donc le déroulement vérifiable de la livraison.
Registered Receipt™: Notre preuve de livraison est plus qu'une simple confirmation de lecture
Que ce soit au niveau national ou international, via Outlook, un smartphone ou une tablette, transformez vos e-mails en lettres recommandées électroniques dotées d'une force probante juridique maximale grâce à la preuve de distribution brevetée et unique au monde. La preuve de livraison est un enregistrement durable, vérifiable et autonome qui regroupe toutes les données pertinentes - adresses e-mail concernées, contenu envoyé, horodatage, méthode de cryptage, données de livraison et fichiers journaux du serveur - et contient une version cryptée et signée numériquement (scellée) de votre message original. Vous pouvez ainsi reproduire le message original ainsi que toutes les données de transmission, de l'envoi à la livraison, et démontrer de manière juridiquement sûre le respect de la conformité au RGPD, article 5, paragraphe 2, tout au long du processus d'envoi. La restauration ou la reconstruction est protégée contre toute manipulation grâce à une hiérarchie de clés.
Preuve de livraison en détail
La preuve de livraison, pièce maîtresse de RMail, constitue un reçu complet et est envoyée automatiquement à l'expéditeur ou, sur demande, archivée de manière centralisée chez l'expéditeur. La preuve de distribution contient toutes les informations permettant de reconstituer de manière juridiquement sûre la distribution, le contenu, les données temporelles respectives et la conformité.
HTML Receipt
L'annexe "HTML Receipt", le véritable accusé de réception de RMail, se compose de l'e-mail original, y compris toutes les pièces jointes sous forme cryptée et signée numériquement, des faits de la livraison (Audit Trail), de la preuve de livraison, des empreintes digitales numériques et des indications de temps correspondantes. Toutes les informations sont signées numériquement et protégées contre les manipulations.
Vérification
Si un litige survient au cours duquel les informations envoyées par e-mail jouent un rôle ou si la conformité avec la politique de confidentialité est remise en question, les faits relatifs à la notification peuvent être rétablis. L'expéditeur peut à tout moment envoyer la preuve de livraison inviolable à la partie adverse afin de prouver la confidentialité, l'authenticité et l'intégrité de l'e-mail et le respect de la conformité.
Statut de l'envoi
Le statut de l'envoi contient la preuve de la livraison, l'horodatage et l'ouverture du courriel.
Audit Trail
RMail enregistre les informations de suivi et de traçabilité de l'e-mail dans l'Audit Trail. Celle-ci contient les dialogues du serveur ainsi que d'autres données de transmission et donc le déroulement vérifiable de la livraison.
Envoyez des emails recommandés : Simple et juridiquement sûr
Votre email recommandé peut être ouvert et lu par le destinataire comme un e-mail ordinaire. Aucune connaissance technique préalable n'est requise et le destinataire n'a pas besoin de s'inscrire ou d'installer un logiciel supplémentaire. Vous pouvez envoyer l'e-mail recommandé soit sous forme cryptée avec une bannière, soit sous forme non cryptée et non identifiée pour le destinataire, mais avec la fonction Track & Trace activée. Une fois l'e-mail livré avec succès, vous recevez automatiquement la preuve de livraison, qui contient toutes les informations pertinentes - adresses e-mail concernées, horodatage, méthode de cryptage, données de livraison et fichiers journaux du serveur - relatives à l'envoi de l'e-mail ainsi qu'une copie cryptée et signée numériquement du message original. Il s'agit ici d'un service de livraison véritable, dans lequel l'expéditeur a le contrôle total des informations envoyées. En effet, dès que la preuve de livraison a été établie de manière inviolable et remise à l'expéditeur, toutes les données sont supprimées sans exception sur tous les serveurs impliqués.
Compliance Record: Preuve de cryptage en combinaison avec la preuve de livraison
La preuve de cryptage est le complément idéal (disponible en option) de la preuve de livraison pour démontrer le respect des règles de conformité (conformément à l'article 5, paragraphe 2 du RGPD) et prouver le cryptage complet de bout en bout d'un e-mail. Celle-ci contient des informations détaillées sur les méthodes et les niveaux de cryptage tout au long de la transmission, de l'expéditeur au destinataire. La preuve de cryptage est la solution préférée des responsables de la protection des données et des DSI, elle est utilisée par de nombreuses organisations et entreprises comme dossier de conformité et est reconnue par les organisations de protection des données et devant les tribunaux comme preuve de l'article 5 §2 du RGPD.
Chaque fois que des e-mails doivent être reçus par le destinataire de manière démontrable, que ce soit pour respecter des délais ou pour envoyer des informations sensibles : Avec notre solution de communication par e-mail recommandée et prouvable, vous envoyez facilement des messages confidentiels et/ou relatifs à des délais en deux clics à partir de votre programme de messagerie existant - en toute sécurité juridique et avec la plus grande force de preuve juridique.
Définissez de nouveaux standards en matière de sécurité et de traçabilité des e-mails en vous inscrivant dès aujourd'hui pour une licence d'essai gratuite.
Questions les plus fréquentes
Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ? / Qu'est-ce que track et trace email?
Les e-mails Track and Trace sont des lettres recommandées traçables, juridiquement valables et conformes à la protection des données, que vous envoyez par e-mail : Envoi documenté avec la plus grande force de preuve juridique grâce à une preuve de distribution unique et brevetée.
Comment prouver l'envoi du courrier recommandé? / Comment prouver l'envoi d'une lettre ?
Avec notre preuve de livraison brevetée, vous pouvez prouver qu'un e-mail est arrivé, quand il a été ouvert et quel était son contenu. Les services de messagerie habituels ne comprennent qu'une confirmation de lecture qui, contrairement à RMail, n'est pas inviolable et n'est pas activée chez chaque utilisateur.
Comment prouver la réception d'un mail ?
Un e-mail est considéré comme délivré lorsqu'il est arrivé dans la "sphère d'influence" du destinataire. C'est-à-dire lorsqu'il est arrivé dans la boîte aux lettres électronique. Seule la preuve de distribution de RMail permet d'en apporter la preuve devant un tribunal.
Quand un courriel a-t-il valeur juridique ? / Comment utiliser un mail comme preuve ? / Comment prouver la réception d'un mail ? / Comment s'assurer qu'un mail est bien reçu ?
La notification d'un e-mail a toujours valeur de preuve lorsque l'expéditeur peut présenter une documentation technique complète de la notification. Avec la preuve de notification de RMail, cette condition est remplie à l'épreuve des tribunaux et peut être utilisée comme moyen de preuve en cas de litige.
Quelle est la différence entre une lettre recommandée et un e-mail recommandé ? / Est-ce qu'un mail peut remplacer une lettre recommandée ?
Avec un e-mail recommandé, vous recevez un récépissé de livraison, tout comme avec une lettre recommandée. Avec RMail, ce reçu est toutefois enregistré numériquement. De plus, cette preuve de livraison contient une version signée numériquement et cryptée de votre e-mail original. Cela vous permet d'authentifier ultérieurement l'intégrité et l'originalité (intégrité) de l'ensemble de l'opération. Cela vous permet de prouver le contenu de votre message, y compris les adresses électroniques impliquées. Les RMails sont des e-mails à haute valeur probante lorsqu'il s'agit de savoir qui a dit quoi, quand et comment à qui. De plus, chaque message que RMail a envoyé vous permet d'économiser des frais par rapport à un envoi postal.
Ne puis-je pas simplement utiliser la confirmation de lecture d'Outlook ?
De nombreux utilisateurs ont désactivé cette fonction. En même temps, vous ne pouvez pas prouver ce que contenait votre message initial. Les confirmations d'Outlook ("délivré" et "lu") peuvent être manipulées. La preuve de livraison de RMail ne peut pas être manipulée et contient une version cryptée du contenu original.
Comment être sur qu'un email a bien été transmis ? / Comment vérifier si un mail a été envoyé ?
Vous recevez d'abord une confirmation que votre message est en route vers son destinataire. Dans les deux heures qui suivent, vous recevez un reçu (preuve de livraison) qui prouve où et quand votre e-mail a été remis au destinataire. Si le destinataire a ouvert l'e-mail avant que vous ne receviez le récépissé, cela est également visible.
Comment savoir si mon mail a été vu et lu par le destinataire ? / Comment prouver la réception d'un mail ?
Lorsque vous envoyez un message RMail, vous recevez automatiquement une preuve de livraison qui documente la manière dont l'e-mail a été livré au destinataire. Cette preuve contient également une version intégrée de votre message original, y compris les pièces jointes. Vous pouvez ainsi toujours prouver qui a envoyé quoi, quand et comment à qui.
Mes preuves de livraison sont-elles organisées automatiquement ?
Oui, RMail crée un sous-dossier dans vos archives de courrier électronique pour les preuves de livraison.
RMail ou d'autres prestataires de services conservent-ils mes messages recommandés et mes pièces jointes ?
Non, le contenu et les pièces jointes de vos messages sont intégrés dans les preuves de livraison qui se trouvent dans vos archives locales d'e-mails.
Même le destinataire de mes e-mails peut-il en vérifier le contenu ?
Oui, vous pouvez pour cela transmettre le récépissé (preuve de livraison) à votre destinataire. Celui-ci peut rétablir le contenu original et en vérifier l'authenticité en le transmettant à verify@r1.rpost.net (l'adresse est mentionnée sur le reçu).
Le destinataire de mon courrier électronique recommandé peut-il également répondre par courrier recommandé ?
Oui, RMail permet à vos destinataires de répondre également par un e-mail recommandé. En un seul clic, vous permettez à votre destinataire de répondre à votre e-mail par courrier recommandé. Sans utiliser de licences, de certificats ou autres.
Quelle est la différence entre une lettre recommandée postale et un e-mail recommandé ?
Le récépissé de votre e-mail recommandé - également appelé preuve de livraison - est une version signée numériquement et cryptée de votre message original et contient des informations complètes sur les adresses e-mail concernées, l'horodatage, les fichiers journaux, etc. Vous pouvez à tout moment prouver l'intégrité de votre e-mail et reconstituer l'ensemble du processus d'envoi. Les RMails sont des e-mails ayant une valeur de preuve juridique maximale lorsqu'il s'agit de savoir qui a dit quoi, quand et comment à qui. De plus, chaque message RMail envoyé vous permet d'économiser des frais par rapport à un envoi postal.