Elektronisk signatur och digital avtalsförvaltning
Elektroniskt underteckna kontrakt och dokument var som helst och när som helst på ett juridiskt bindande sätt.
Skriva ut ett dokument som du fått via e-post, underteckna det för hand, skanna det och sedan skicka tillbaka det till mottagaren via e-post? Det var i går! I vår tid kan du enkelt automatisera sådana arbetsmoment och mycket mer: Välkommen till den digitala processautomatiseringens tidsålder!
Upptäck våra två innovativa lösningar för digitala signaturer och elektroniska godkännandeprocesser - RSign, den avancerade elektroniska signaturen, och RMail, den integrerade enkla elektroniska signaturen - och få mer transparens, tydlighet och kvalitet i ditt arbetsflöde för kontrakt och dokument. Och det bästa av allt är att det inte krävs några förkunskaper, programinstallationer eller liknande från undertecknarens sida för att underteckna dina dokument.
Oavsett vilka förväntningar du har: Från små önskningar till stora visioner - (nästan) allt är möjligt! Kontakta oss och berätta vad du har i åtanke, så att vi tillsammans kan hitta den optimala lösningen för dina mycket individuella behov.
Dina fördelar i en överblick
- Enkel, snabb och okomplicerad signering av dokument och kontrakt i realtid
- Oberoende av tid och plats
- Kontinuerlig digitalisering
- Sekventiell signeringsprocess / signering av flera parter i individuell ordning
- Fungerar på alla enheter, endast i webbläsaren
- Enkelt skapande av individuella mallar
- Skydd av konfidentiella uppgifter genom lösenord och kryptering
- Granskningsbara bevis på att internationella riktlinjer för dataskydd följs.
- Digitala signaturer för att säkerställa dataintegritet (digital försegling).
- Formulär kan fyllas i direkt på din webbplats via en statisk länk.
Allt-i-ett-lösning för elektroniska signaturer och automatisering av dokument
Med RSign väljer du en heltäckande allt-i-ett-lösning för elektroniska signaturer som också lämpar sig för att komplettera din digitala avtalshantering (CLM). Du drar nytta av många funktioner och omfattande inställningsmöjligheter i administrationen. Med RSign kan du underteckna kontrakt och andra dokument elektroniskt med några få klick. Användargränssnittet är snyggt utformat, intuitivt och användarvänligt: Du kan ladda upp dokument via dra-och-släpp, förse dem med fält som kan fyllas i och sedan skicka dem till dina anställda, affärspartner eller kunder för underskrift. Undertecknaren guidas steg för steg genom dokumentet tills det är fullständigt ifyllt och juridiskt undertecknat. Ofullständig bearbetning och onödiga avbrott i media är ett minne blott.
Skapa mallar och regler för ofta använda dokument och processteg.
Mallar för ofta använda dokument och regler för återkommande uppgifter sparar mycket tid och ökar produktiviteten hos alla parter som är involverade i processen. Tilldela roller för varje dokument, bifoga kontraktsvillkor och följebrev direkt, lägg till fält som ska fyllas i och skicka automatiska påminnelser. Dokumentmallar garanterar ett enhetligt företagsutseende och kan skapas i alla vanliga filformat som Word, Excel, PowerPoint eller PDF.
RSign
RMail signatur
Teckna kontrakt var som helst och när som helst
Vare sig du befinner dig på hemmakontoret, på tåget eller på flygplatsen: oavsett var du befinner dig i världen kan du med RSigns mobila webbgränssnitt komma åt alla dokument och mallar var som helst och när som helst och redigera, skicka och signera dem digitalt från din dator, surfplatta eller smartphone när du är på språng. Tack vare plats- och tidsoberoende online-åtkomst till dokument som är redo att undertecknas kan alla avtalsparter snabbt och enkelt underteckna kontrakt och dokument och lägga dem i papperskorgen. Du sparar värdefull tid och får maximal flexibilitet i dina processer och arbetsflöden. RSign är idealisk för hemmakontor, hybridarbetsgrupper och alla som ofta är på affärsresa.
Sekventiell signering och flerpartssignaturer
Har du ett dokument som måste skickas till, granskas och undertecknas av olika parter? Inga problem, vi har lösningen! Med funktionen för sekventiell signering kan du definiera ordningen på signaturerna enligt dina processer. Systemet skickar automatiskt dokumentet i den ordning du anger. Med möjligheten att samla in signaturer från flera parter i enskild ordning optimerar du ditt arbetsflöde avsevärt och sparar mycket tid och resurser.
Instrumentpanelen: rapporterings- och spårningsfunktioner för bättre överblick
I den integrerade instrumentpanelen, RSigns kontrollcenter, har du tillgång till detaljerad information och omfattande statistik när som helst. Tack vare realtidsmeddelanden har du alltid koll på behandlingsstatusen och vet exakt vem som just nu behandlar ditt dokument. Meddelanden i realtid informerar dig när någon har skrivit under, vägrar att skriva under dokumentet eller när den angivna tidsfristen har överskridits. På så sätt kan du reagera tidigt på förseningar i signeringsprocessen och vidta åtgärder. Med hjälp av mappstrukturen kan du hantera dina dokument och kontrakt och på så sätt få en fullständig överblick över dina kontrakt och dokument. Instrumentbrädan tar alltså över funktionen av ett filförråd utan att dokumenten lagras längre än nödvändigt.
Systemintegration via API
Med REST API kan du integrera RSign med dina ERP-, CRM- och CMS-system för att digitalisera signeringsprocessen fullt ut. Alla funktioner är 100 % kontrollerbara via API, datautbyte sker via XML, hybridlösningar (app och API) är möjliga. Med hjälp av API-förfrågningar och/eller webhooks (valfritt) får du återkoppling i realtid om statusförändringar i dina dokument. API-integrationer stöds professionellt av oss. På begäran får du detaljerad dokumentation och utbildningsmaterial. Mycket omfattande och komplexa projekt åtföljs individuellt av en av våra projektledare.
Skräddarsydd lösning för dina kontrakts- och godkännandeprocesser
Letar du efter en lösning för enkla elektroniska signaturer för att digitalisera avtals- och godkännandeprocesser? Då är RMail, vår lösning för säker och effektiv e-postkommunikation, med sin integrerade signaturfunktion det perfekta verktyget för dig. Med några få klick kan du förbereda dokument för signering och skicka dem bekvämt från ditt e-postprogram.
Få signaturer för dokument och kontrakt elektroniskt när som helst.
Oavsett var du befinner dig i världen kan du med RMail's integrerade signaturfunktion förbereda och skicka kontrakt och dokument som bilagor direkt från din befintliga brevlåda för digital signering när som helst och var som helst. Olika alternativ är tillgängliga för dig
- som ett e-papper för direkt elektronisk signering av alla bifogade dokument
- med inmatningsfält (SmartTags) för komplettering och signering
Oavsett vilket alternativ du väljer guidas undertecknaren steg för steg genom signeringsprocessen så att inga misstag sker och dokumentet är fullständigt ifyllt och juridiskt undertecknat i slutet. Dokumentet undertecknas i mottagarnas ordning. För att kunna använda den krävs inga tekniska kunskaper eller installationer av programvara eller liknande av undertecknarna, utan det räcker med ett e-postprogram och en webbläsare.
Lägg till SmartTags i dokument och kontrakt
Med SmartTags kan du lägga till inmatningsfält för t.ex. namn, adress eller datum i ett dokument och tilldela dem till en specifik undertecknare. Med hjälp av en formulärfältstagg kan undertecknarna snabbt och enkelt lägga till sina uppgifter på önskad plats i dokumentet. När dokumentet är färdigt och elektroniskt signerat får avsändaren en slutlig PDF-fil med alla inbäddade värden.
Systemintegration via SMTP-schema
För RMail Signature erbjuder vi ett förenklat integrationsalternativ via SMTP Scheme. Den här lösningen är lämplig om du bara behöver samla in signaturer och det inte är nödvändigt med mallar, regler eller spårning av dokumenten i realtid. Dokumenten kan märkas och fyllas i automatiskt och skickas via ditt CRM-, CMS- eller ERP-system. Erfarenheten visar att integrationen tar mindre än 3 timmar.
Lägg till SmartTags i dokument och kontrakt
Med SmartTags kan du lägga till inmatningsfält för t.ex. namn, adress eller datum i ett dokument och tilldela dem till en specifik undertecknare. Med hjälp av en formulärfältstagg kan undertecknarna snabbt och enkelt lägga till sina uppgifter på önskad plats i dokumentet. När dokumentet är färdigt och elektroniskt signerat får avsändaren en slutlig PDF-fil med alla inbäddade värden.
Systemintegration via SMTP-system
För RMail Signature erbjuder vi ett förenklat integrationsalternativ via SMTP Scheme. Den här lösningen är lämplig om du bara behöver samla in signaturer och det inte är nödvändigt med mallar, regler eller spårning av dokumenten i realtid. Dokumenten kan märkas och fyllas i automatiskt och skickas via ditt CRM-, CMS- eller ERP-system. Erfarenheten visar att integrationen tar mindre än 3 timmar.
Dra nytta av ytterligare, omfattande funktioner för e-postsäkerhet och efterlevnad.
RMail kan göra mycket mer: Förutom e-postspårning och e-postkryptering erbjuder RMail smarta verktyg och funktioner - t.ex. överföring av stora e-postfiler, engångstextfunktion och mycket mer. - för att effektivisera och säkra hela din e-postkommunikation. Användarvänlig design, intuitiv användning och hög acceptans hos mottagarna är ytterligare fördelar med RMail. Systemets hjärta är dock leveransbeviset, där alla relevanta uppgifter om e-postkorrespondensen (t.ex. serverloggfiler, leveransstatus, IP-adresser och originalmeddelande) sammanfattas. Så snart beviset har skapats på ett sätt som inte kan manipuleras raderas alla uppgifter från våra servrar i EU. Beviset kan verifieras och autentiseras när som helst för att återställa data och det ursprungliga meddelandet. RMail är lösningen för att utbyta personuppgifter digitalt via e-post på ett verifierbart, spårbart och effektivt sätt i enlighet med kraven i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Överensstämmelse, säkerhet och digital dokumentförsegling
Vi använder kryptografiska metoder för att skydda konfidentiella och personliga uppgifter i dina dokument. Så snart dokumentet har undertecknats elektroniskt förses det med en digital stämpel och skyddas mot manipulation genom den kontrollsumma som skapas här. På så sätt kan du garantera att dina data och din information alltid är konfidentiella, integrerade och tillgängliga. Ett detaljerat signaturprotokoll skapas, som när som helst kan användas för att bevisa dokumentets juridiskt bindande signatur. Alla inblandade parter kan kontrollera äktheten och innehållet i det förseglade och digitalt signerade dokumentet med en PDF-läsare. Ytterligare funktioner för ännu högre säkerhet, t.ex. tvåfaktorsautentisering eller lösenordsskydd, kan fås som tillval.
I enlighet med ditt företags interna riktlinjer och kraven i DSGVO kan transaktionsuppgifter anonymiseras och deras lagringsperiod begränsas. Sekretessläget skyddar till och med dina transaktioner från administratörernas nyfikna ögon. Hela signeringsprocessen, autentiseringen av deltagarna, innehållet i det undertecknade dokumentet och överensstämmelsen med de rättsliga riktlinjerna kan när som helst bevisas juridiskt tack vare det granskningsbara beviset.
Oavsett om du väljer RSign eller den integrerade signaturen via RMail: Med våra tjänster för elektroniska signaturer och digital avtalshantering garanterar vi dig högsta säkerhet och transparens i enlighet med riktlinjerna för dataskydd och efterlevnad. Du kan dra nytta av många funktioner för effektiv och säker e-postkommunikation.
Kontakta oss nu: Vi analyserar gärna tillsammans med dig vilket verktyg för digitala signaturer som är bäst lämpat för dina individuella dokumentprocesser.
Ofta ställda frågor
Vad är en elektronisk signatur?
Elektronisk signatur: enklare än någonsin! Med våra smarta lösningar kan du underteckna dokument elektroniskt när som helst och var som helst. Digitalisera dina kontrakts- och godkännandeprocesser nu.
Kan jag använda min egen signatur i RMail?
Ja, för att göra detta klickar du på "RMail Options" och väljer "Signature Field". Du kan lägga till din signatur (inbäddad med IP-nummer och skrivbordstid) i varje e-postmeddelande och en digital signatur (digitalt sigill) i bilagorna.
Kan flera personer underteckna elektroniskt med RMail?
Ja, alla som får ett kontrakt eller avtal och som finns med på mottagarlistan kan underteckna dokumentet. Mottagaren av det fullständigt undertecknade dokumentet får se alla signaturer. Alla undertecknare får också en kopia av det fullständigt undertecknade dokumentet.
Är en elektronisk signatur likvärdig med en handskriven signatur?
De rättsliga bestämmelserna och bestämmelserna skiljer sig åt beroende på land, typ av signatur och användningsområde. Frama rekommenderar att man gör en risk- och nyttoanalys tillsammans med juridisk rådgivning innan man använder en lösning för elektroniska signaturer. Av uppenbara skäl kan Frama inte ge juridisk rådgivning.
Hur kan jag skapa en digital signatur gratis / Hur får jag en digital signatur?
Med den kostnadsfria provlicensen kan du testa RMail och/eller RSign - våra lösningar för elektroniska signaturer och digital avtalshantering - utan förpliktelser. Det är bara att registrera dig här och komma igång.
Vad behöver jag för en digital signatur / Hur fungerar digital signering?
Allt du behöver för en digital signatur är tillgång till internet. Resten gör du antingen via knappsatsen eller pekskärmen.
Är en skannad signatur giltig?
En skannad handskriven signatur uppfyller inte kraven i eIDAS. Eftersom det bara är en kopia av originalet har det inte mycket bevisvärde i domstol. Skannade handskrivna signaturer kan ändras med hjälp av bildredigeringsprogram, klippas ut eller kopieras för andra ändamål. Detta kan i slutändan vara en förfalskning och bör under inga omständigheter användas i affärssyfte.
Hur skapar jag en elektronisk signatur i Word? / Hur får jag in min signatur i ett Word-dokument utan skanner? / Kan jag signera ett Word-dokument digitalt? / Hur ställer jag in en digital signatur i Word?
Med RSign kan du enkelt förbereda alla Word-dokument för elektronisk signering. Dra och släpp det till ditt RSign-konto, lägg till inmatningsfält i Word-dokumentet och skicka det till din avtalspartner. Han kommer att guidas steg för steg genom dokumentet tills det är färdigt och elektroniskt undertecknat.
Hur infogar jag en digital signatur i en PDF-fil? / Hur kan jag signera en PDF digitalt?
Dra och släpp signerings-PDF:n till ditt RSign-konto och lägg till fält som kan fyllas i. Du kan sedan skicka PDF-filen för elektronisk signering. Undertecknaren guidas steg för steg genom dokumentet tills det är färdigt och digitalt undertecknat.
Wie mache ich eine Unterschrift am PC? / Wie kann ich auf dem PC unterschreiben?
Med våra lösningar för e-signatur, e-kontrakt, digital kontraktshantering och hantering av kontraktslivscykel (CLM) kan du signera dokument och kontrakt digitalt när som helst, var som helst, bekvämt på din dator eller från din smartphone, surfplatta eller bärbara dator. Dra och släpp dokumentet som ska undertecknas till ditt RSign-konto, lägg till fält som kan fyllas i och skicka sedan dokumentet för elektronisk signering. Undertecknaren guidas steg för steg genom dokumentet tills det är färdigt och digitalt undertecknat.
Hur får jag in min signatur i ett e-postmeddelande?
Med vår integrerade signaturfunktion i RMail kan du också infoga din signatur i ett e-postmeddelande eller begära den externt. Skapa ett e-postmeddelande och infoga din signatur med ett klick.