Clevere Zusatz-Tools für eine effiziente und sichere E-Mail-Kommunikation
Praktische Zusatzfunktionen für mehr Komfort, Produktivität und Sicherheit Ihrer digitalen Kommunikation
Mit den cleveren Zusatzfunktionen von RMail erledigen Sie Ihre digitale Geschäftskorrespondenz zwischen Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeiter*Innen produktiv und effizient. Ob automatische Entfernung von Metadaten, direkte PDF-Konvertierung von Office-Dokumenten, schnelle ZIP-Komprimierung Ihrer Anhänge, private Randnotizen, Einmaltext oder Textschwärzung: Mit den praktischen Tools von RMail – Ihrem Dienst für sichere und nachweisbare E-Mail-Kommunikation – optimieren Sie einfach und effektiv Arbeits-Workflows und garantieren Ihren Kunden und Partnern jederzeit eine sichere E-Mail-Kommunikation. Ihre Mitarbeiter*Innen werden von den neuen Möglichkeiten begeistert sein.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Metadaten effektiv und sicher entfernen
- Dokumente mit nur einem Mausklick in PDF konvertieren
- Anhänge schnell und bequem in ZIP-Datei komprimieren
- Private SideNote® schnell und unkompliziert hinzufügen
- Mit Disapearing Ink™ sensible Daten besonders gut schützen
- Textpassagen sicher schwärzen
Einfache PDF-Konvertierung direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach
Ob Bewerbungsschreiben, Rechnungen, Verträge oder Tickets: PDFs sind in der heutigen Welt omnipräsent und zum globalen Standard für schreibgeschützte, digitale Dokumente geworden. Dank Trend zum papierlosen Büro hält der Siegeszug der PDFs weiter an. Mit RMail können Sie mit nur einem Mausklick Ihre Microsoft Office-Dokumente – Word, Excel oder PowerPoint – direkt in Ihrem E-Mail-Programm bequem in ein schreibgeschütztes PDF konvertieren. Setzen Sie dazu einfach ein Häkchen bei der entsprechenden Checkbox in den RMail-Versandoptionen. Sie können die PDF-Konvertierung auch als Standard definieren. Da eine nachträgliche Bearbeitung von PDF-Dateien möglich ist, empfehlen wir Ihnen, besonders vertrauenswürdige Anhänge zusätzlich mit einem Kennwort zu schützen und das Dokument digital zu signieren.
Verräterische Metadaten? So lassen sich diese effektiv und sicher entfernen
Metadaten, auch Metainformationen genannt, ergänzen die eigentlichen Daten und liefern nähere Details wie z.B. Dateityp, Erstellungszeitpunkt, Dateigröße, Autor und vieles mehr. Werden diese unabsichtlich weitergegeben, z.B. im Anhang einer E-Mail, so können sie eine ernstzunehmende Gefahr für den Schutz vertraulicher und firmenbezogener Informationen darstellen. Mit RMail können Sie Metadaten schnell, sicher und bequem – mit einem einzigen Mausklick – direkt aus den Anhängen Ihrer E-Mail entfernen: Setzen Sie dafür einfach ein Häkchen bei der entsprechenden Checkbox. Sie können die Löschung der Metadaten in den Einstellungen auch automatisieren, damit diese bei jedem E-Mail-Versand immer aus den Anhängen entfernt werden.
Große Dateien bequem mit nur einem Mausklick in ein ZIP-File komprimieren
Mit RMail können Sie angehängte Dateien bequem und mit nur einem Mausklick direkt in ein ZIP-File komprimieren. Mit dem Komprimieren Ihrer E-Mail-Anhänge reduziert sich die Gesamtgröße der zu übermittelnden Dateien. So sparen Sie wertvollen Speicherplatz und können auch Dateien mit hoher Auflösung, wie z.B. Fotos und Videos, unkompliziert per E-Mail versenden. Der E-Mail-Empfänger profitiert ebenfalls von mehr freiem Speicherplatz in seinem Postfach und spart zusätzlich wertvolle Zeit beim Ablegen der Dateien.
Redacted Reply™: SideNote®-, Einmaltext und Textschwärzung für besonders schützenswerte Daten
Mit den praktischen Redacted Reply™-Funktionen können Sie ausgewählte Textpassagen so bearbeiten, dass diese nur für einen bestimmten Empfängerkreis, nur während einer definierten Zeitspanne und/oder nur für eine gewisse Anzahl an Aufrufen sichtbar sind. So können Sie verhindern, dass irrtümlicherweise vertrauliche Informationen an Dritte weitergeleitet oder sensible Daten wie Passwörter im Posteingang gehortet werden. Um diese besonders vertraulichen Textpassagen noch besser zu schützen, stehen Ihnen die Disapearing Ink™-Funktion, das SideNote®-Feature oder die Option der Textschwärzung zur Verfügung.
Mit den praktischen Zusatztools von RMail bieten Sie Ihren Mitarbeiter*Innen Instrumente, mit welchen der Schutz vertraulicher Informationen erhöht, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend gestärkt werden können. Richtig eingesetzt lassen sich langfristig viel Zeit, Geld und Ressourcen sparen.
Worauf warten Sie? Nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf und beantragen Sie eine kostenlose Testlizenz!
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Metadaten? / Was gehört alles zu Metadaten? / Was kann man aus Metadaten auslesen? / Wie wichtig sind Metadaten?
Metadaten werden auch Metainformationen genannt und liefern strukturierte Zusatzinformationen über eine Datei wie z.B. Dateityp, Autor, Erstellungszeitpunkt, Datum der letzten Änderung usw. Metadaten sind vor allem für die Kategorisierung von Dateien relevant.
Kann man Metadaten löschen? / Wie entferne ich Metadaten?
Mit RMail können Sie Metadaten effektiv und sicher aus Ihren Anhängen entfernen. Sparen Sie zusätzliche Arbeitsschritte und automatisieren Sie die Löschung der Matedaten aus Ihren Datei-Anhängen bei jedem E-Mail-Versand.
Warum Metadaten löschen?
Metadaten können vertrauliche, sensible sowie personen- und firmenbezogene Informationen enthalten. Daher empfehlen wir die Löschung aller Metadaten beim Versand von Anhängen per E-Mail. Mit RMail können Sie die Löschung der Metadaten auch ganz einfach automatisieren.
Wie kann ich eine PDF Datei konvertieren?
Mit RMail können Sie alle Ihre Microsoft Office-Dokumente wie Word, Excel oder PowerPoint direkt in Ihrem E-Mail-Programm in ein schreibgeschütztes PDF konvertieren. Zusätzlich können Sie besonders vertrauenswürdige Dokumente mit einem Passwort schützen und digital signieren.
Was tun wenn die Datei zu groß ist?
Mit RMail können Sie große Dateien bequem und mit nur einem Mausklick in eine ZIP-Datei komprimieren. Der Empfänger kann die ZIP-Datei ohne Qualitätsverluste entpacken.
Was bringt eine ZIP Datei?/ Wie viel kleiner durch ZIP? / Wird eine ZIP-Datei kleiner?
Mit dem ZIP-Format können Sie Dateien verlustfrei komprimieren. Dabei funktioniert das ZIP wie ein Daten-Container, in dem Sie mehrere Dateien und Ordner bündeln. Je nach Format Ihrer Dateien können Sie diese um bis zu 12% der ursprünglichen Größe verkleinern.
Warum ist die ZIP-Datei nicht kleiner?
Große Dateien lassen sich einfach und schnell in eine ZIP-Datei komprimieren. Bei bereits komprimierten Formaten wie z.B. MP3-Dateien, JPG-Bildern oder MPEG-Videos bringt eine zusätzliche Komprimierung oft nur einen sehr kleinen Effekt.