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E-Mail-Verschlüsselung leicht gemacht – nachweisbar und datenschutzkonform!

Verschlüsselter und sicherer Versand von vertraulichen Informationen und sensible Daten via E-Mail

Die E-Mail ist das meisten genutzte Kommunikationsmittel in der schriftlichen Business-Kommunikation.

Die Vorteile von E-Mails liegen auf der Hand

  • Versand und Empfang fast in Echtzeit
  • Kostengünstig
  • Flächendeckend verfügbar
  • Ortsunabhängig
  • Einfache Bedienung, benutzerfreundlich
  • Multifunktional (Elektronische Ablage und Verwaltung)
  • Umweltfreundlich
  • Multimedial (Versand verschiedener Dateiformate)
  • Etc.

Wie Sie verschlüsselte E-Mails mit RMail versenden: Video

Kurz gesagt: Die E-Mail ist ein praktischer Allrounder – effizient und kostengünstig – und aus unserem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Leider hat die E-Mail eine grosse Schwachstelle, denn ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungstechnologien kann sie auf ihrem Übermittlungsweg vom Sender zum Empfänger leicht von Dritten abgefangen, mitgelesen und im schlimmsten Fall manipuliert werden. Dies stellt ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko für Geschäftsgeheimnisse und Kundendaten dar. Viele Anwender*Innen empfinden eine E-Mail-Verschlüsselung jedoch als zu aufwändig, zu teuer und zu kompliziert. Die E-Mail bleibt ohne diese Schutzmaßnahmen Nummer 1 für Cyberangriffe. Das betrifft nicht nur den E-Mail-Empfang, sondern eben auch den E-Mail-Versand!

Mit unseren digitalen Lösungen für mehr E-Mail-Sicherheit verschlüsseln Sie einfach und unkompliziert Ihre gesamte ausgehende E-Mail-Kommunikation und garantieren so die Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität Ihrer Geschäfts- und Kundendaten.

Mehr E-Mail-Sicherheit in nur 2 Mausklicks

Mit unseren digitalen Lösungen für eine sichere E-Mail-Verschlüsselung versenden Sie verschlüsselte E-Mails inkl. Anhänge unkompliziert und bequem aus Ihrem bestehenden E-Mail-Programm wie Microsoft 365 oder auch Google Gmail. Die Kombination mit unserem einzigartigen und patentierten Zustellungsnachweis ist weltweit einzigartig. Wussten Sie, dass Sie mit dem Zustellungsnachweis die sichere Übertragung sogar im Nachhinein forensisch beweisen können? Perfekt als gerichtsfester Nachweis für die Einhaltung des Datenschutzes und der Compliance.

 

Ihre verschlüsselte E-Mail wird wie eine gewöhnliche E-Mail empfangen, kann jedoch nur vom beabsichtigten Empfänger geöffnet und gelesen werden. Seitens Empfänger sind weder technische Vorkenntnisse noch eine Registration oder zusätzliche Software-Installation nötig. Der Versand und Empfang findet unmittelbar und ohne komplizierten Schlüssel- oder Zertifikatstausch statt. Noch besser: Ermöglichen Sie Ihren Empfängern, verschlüsselt zu antworten. Mittels Klick auf den Secure Reply-Link kann Ihr Kommunikationspartner Ihre E-Mail ganz einfach und unkompliziert verschlüsselt beantworten.

Höchste E-Mail-Sicherheit dank modernster Verschlüsselungstechnologien

Den bestmöglichen Schutz Ihrer E-Mail-Kommunikation erreichen Sie mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (AES 256bit). Mit dieser Methode wird der gesamte Inhalt der E-Mail verschlüsselt und kann nur mit dem entsprechenden Schlüssel im Klartext gelesen werden. Einzig die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt auch im Postfach des Empfängers verschlüsselt und eignet sich für den sicheren E-Mail-Versand von besonders vertraulichen und schützenswerten Daten wie z.B. personenbezogene Daten oder auch Unternehmensdaten wie Steuerunterlagen. Als Mindestanforderung für „normale Geschäftskommunikation“ gilt eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layser Securtiy) mit Mindestlevel 1.2. Bei diesem Verschlüsselungsverfahren wird der Transportweg (Tunnel), nicht aber der Inhalt der Nachricht, vor unberechtigtem Zugriff geschützt und so die Vertraulichkeit der Daten auf dem Übertragungsweg zwischen den verschiedenen Schnittstellen und Mailservern garantiert. Falls der Empfänger nicht in der Lage ist, E-Mails über TLS 1.2. zu empfangen, stellen wir die Nachricht automatisch mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu. Wir nennen das Dynamic Encryption.

Encrypt-all oder automatisierte E-Mail-Verschlüsselung durch Filterregeln

Mit der Option Encrypt-all können Sie die Verschlüsselung – je nach Präferenz mittels TLS- oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – aller ausgehender E-Mails automatisieren. Damit nehmen Sie Ihren Mitarbeiter*Innen die datenschutzrelevante Entscheidung über Verschlüsselungsmethode ab. Eine andere Möglichkeit besteht, Filterregeln für die automatische Verschlüsselung ausgehender E-Mails zu definieren. Dabei wird die E-Mail nach bestimmten Schlüsselworten in der Betreffzeile und im Text gescannt und entsprechend der definierten Filterregelung entweder mittels TLS- oder E2E-Verschlüsselung versandt. Intelligente Filterregelungen treffen auch in hektischen Situationen immer die richtige Entscheidung und können individuell konfiguriert werden.

E-Mail-Versand rechtsgültig nachweisen

Wir gehen noch einen Schritt weiter: Mit unseren digitalen Lösungen können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation dank auditfähigem Zustellungsnachweis jederzeit rechtssicher nachweisen. Im Zustellungsnachweis sind alle notwendigen Daten – beteiligte E-Mail-Adressen, Zeitstempel, Verschlüsselungsmethodik, Zustellungsdaten und Server-Logfiles – der jeweiligen Transaktion enthalten und stellt einen rechtsgültigen Nachweis über die Einhaltung der Compliance dar. Der Zustellungsnachweis ist absolut manipulationssicher, kann jederzeit verifiziert und authentifiziert werden und enthält außerdem eine digital signierte und verschlüsselte Version Ihrer ursprünglichen E-Mail-Nachricht.

 

Zögern Sie nicht mehr und nehmen Sie die Sicherheit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation selbst in die Hand. Gerne zeigen wir Ihnen auf, wie Sie Ihre digitale Business-Kommunikation sicherer gestalten und beraten Sie persönlich und individuell.

Häufig gestellte Fragen

Die E-Mail-Verschlüsselung mittels RMail funktioniert entweder über TLS- (Transport Layer Security) oder Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Per TLS wird der Transportweg der E-Mail verschlüsselt, nicht aber der Inhalt der E-Mail, so wie es bei der E2E-Verschlüsselung der Fall ist.

Es gibt 3 unterschiedliche Arten der E-Mail-Verschlüsselung, die häufig genutzt werden. Die Transportverschlüsselung (TLS-Verschlüsselung: Transport Layer Security), die Ende-zu-Ende Verschlüsselung (E2E-Verschlüsselung) und den Schlüsseltausch per S/MIME, PGP oder OpenGPG. Der Schlüsseltausch ist wohl das für den Nutzer komplizierteste Verfahren, da hier privater und öffentlicher Schlüssel zur Ver- und Entschlüsselung benötigt werden, die durch externe temporäre Zertifikate im Voraus erstellt und erworben werden müssen.

Klicken Sie auf den Button „Eingeschrieben Senden“ in Ihrem Mailprogramm, wählen Sie die Option „Verschlüsselung“ und klicken Sie auf „Senden“. So einfach ist es!

Alle E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten müssen laut DSGVO verschlüsselt werden. Ergänzend sollten sensible Daten wie Bankverbindungen, Login-Daten oder Steuerunterlagen nicht unverschlüsselt zugestellt werden.

Ob E-Mails verschlüsselt worden sind, sehen Sie bei RMail durch das kennzeichnende Banner in der E-Mail, welches auch die Option für ein verschlüsseltes Antworten durch den Empfänger anbietet. Andere Dienste zeigen die Verschlüsselung oft durch ein Schlosssymbol im Betreff der E-Mail an.

RMail bietet zwei verschiedene Technologien bzw. Ausprägungen an: TLS (erzwungen) und SecurePDF. Bei Auswahl von TLS als Standardtechnologie wird bei einem Nichtzustandekommen einer durchgängigen TLS-Verschlüsselung automatisch auf SecurePDF ausgewichen.

Ferner bietet Ihnen RMail mit der RPX-Funktion die Verschlüsselung von Dokumenten und E-Mails mit einem individuellen Passwort an. Sie können so sicherstellen, dass die versendeten Dokumente nur von den Personen gelesen werden können, denen Sie das Passwort mitgeteilt haben (DataLossPrevention).

Nein – Inhalt und Anhänge Ihrer Nachrichten sind ausschließlich verschlüsselt in den Zustellungsnachweisen eingebettet, die sich in Ihrem lokalen E-Mail-Archiv befinden. Wir speichern keine Daten, E-Mails oder Anhänge.

RMail nutzt Verschlüsselungstechnologie, die den Datenschutzempfehlungen der „starken Verschlüsselung“ entspricht. Das bedeutet, dass mit RMail DSGVO-konform sensible Informationen gesendet werden können.

Ja. RMail erlaubt Ihren Empfängern, ebenfalls verschlüsselt zu antworten. Mit einem einzigen Klick auf das sogenannte SecureReply ermöglichen Sie Ihrem Empfänger, verschlüsselt auf Ihre E-Mail per Webbrowser zu antworten. Dafür wird keine Registrierung oder Zusatzsoftware benötigt.